Niezależnie od tego czy jesteś samodzielnym programistą, grupą programistów lub dużą korporacją – jeśli uczestniczysz w procesie tworzenia aplikacji mobilnej, to musisz zdawać sobie sprawę z tego, że równie istotne jak to, jaki kod zastosujesz, jaka będzie szata graficzna aplikacji, czy jaki wybierzesz system operacyjny na którym ma funkcjonować aplikacja, jest sporządzenie odpowiedniej umowy na wykonanie aplikacji mobilnej, która będzie wyrażać w pełni wynegocjowane warunki współpracy i w odpowiednim stopniu zabezpieczy interesy twoje oraz drugiej strony. To właśnie w prawidłowo sporządzonej umowie można zapobiec wielu konfliktom, które mogą się pojawić podczas pracy nad aplikacją, dzięki czemu obie strony będą mogły w spokoju wykonywać swoje obowiązki, bez zamartwiania się o zapłatę kar umownych, zerwanie umowy lub o to, że kontrahent nie zapłaci wynagrodzenia na czas lub nie zapewni finansowania kolejnych etapów wykonywania aplikacji.

W tym artykule dowiesz się o szczegółach, niemniej jednak warto wspomnieć o niezbędnym minimum wymogów formalnych, jakie musi zawierać umowa na wykonanie aplikacji. Chodzi o prawidłowe oznaczenie stron, daty zawarcia umowy oraz dopilnowanie, aby strony były prawidłowo reprezentowane i aby to one podpisały umowę. Mile widziana będzie także krótka preambuła, w której można zarysować w jakich okolicznościach doszło do zawarcia umowy oraz jaki jest jej ogólny cel. Słowem: dlaczego strony współpracują. Kluczowe przy konstruowaniu umowy jest niepozostawianie pola do interpretacji i kwestionowania zapisów, dlatego każdy zapis powinien być określony w sposób ścisły.
 

Przedmiot umowy, słownik pojęć oraz obowiązki stron

Pochylmy się jednak nad szczegółami i zacznijmy od przedmiotu umowy. Mimo, iż na pierwszy rzut oka część ta może wydawać się oczywista, to ma ona kluczowe znaczenie dla całej umowy i sytuacji w czasie jej wykonywania. To w tym miejscu, w sposób ogólny ale i precyzyjny wskazujemy jakie są założenia umowy. Zbyt szeroko ujęty przedmiot umowy może spowodować, że będzie na tobie ciążyło więcej obowiązków, niż było to ustalane pierwotnie. Z kolei, gdy przedmiot umowy jest zakreślony zbyt wąsko, druga strona może jedynie w małym stopniu wywiązywać się z poprzednich ustaleń. Nieprawidłowo ujęty przedmiot umowy może również powodować wzrost kosztów. Przykładowo, brak precyzyjnego określenia na jakich systemach operacyjnych ma działać twoja aplikacja, może powodować, że druga strona będzie mogła żądać, aby aplikacja funkcjonowała zarówno na androidzie jak i na iOSie, podczas gdy strony umówiły się wcześniej jedynie na Androida.  W przedmiocie umowy warto zawrzeć także kilka wstępnych zapisów, które powinny się znaleźć w każdej umowie na wykonanie aplikacji tj. zapewnienie o wykonywaniu aplikacji z należytą starannością, określenie wstępnie odpowiedzialności za wykonanie umowy, czy określenie komu będą przysługiwały prawa autorskie wykonanej aplikacji. Jednym słowem, przedmiot umowy powinien zawierać zakreślenie ogólnych, najważniejszych postanowień umownych.
 
Warto zawrzeć także słownik pojęć, który ułatwi zrozumienie dalszych zapisów Umowy i będzie pierwszym punktem, w którym możemy zdecydowanie zawęzić i uściślić zapisy umowy. Przykładowo, w tym miejscu umowy możemy zdefiniować co rozumiemy przez system operacyjny, kod programowania, audyty, i wreszcie, co rozumiemy przez samą aplikację. W słowniku pojęć warto opisać wszystkie pojęcia, których używać się będzie w dalszej części umowy.
 
Obowiązki Stron. W tym miejscu należy ściśle określić kto i za co będzie odpowiedzialny oraz do czego się zobowiązuje. Niezwykle istotne jest, aby obowiązki stron określić w sposób możliwie szeroki i precyzyjny, tak aby nie pozostawiać pola do kwestionowania zapisów.
 

Audyty, wykonanie aplikacji i wynagrodzenie

W procesie wykonywania aplikacji istotne jest, aby po każdym zrealizowanym etapie przeprowadzić audyt, a na samym końcu, gdy aplikacja będzie już w pełni gotowa, należy przeprowadzić analizę wykonania aplikacji i audyt gotowej do wprowadzenia na rynek aplikacji. Przeprowadzanie audytów możliwie często, pozwoli  częściowo zabezpieczyć wykonawcę przed kwestionowaniem wykonania aplikacji po jej całkowitym wykonaniu. Jeśli wszystkie audyty wykonywane po każdym zrealizowanym etapie będą prawidłowe, to podczas audytu gotowej do wprowadzenia na rynek aplikacji, zamawiający będzie mógł kwestionować jedynie to czy aplikacja funkcjonuje jako całość. Warto ustalić, że audyty będzie przeprowadzał niezależny profesjonalny podmiot, który oceni każdy etap i samą aplikację, w sposób bezstronny, skupiając się jedynie na technicznych aspektach wykonania aplikacji.
 
W branży IT nie jest łatwo określić już na początku projektu ile dokładnie czasu zajmie jego wykonanie, dlatego warto jest ustalić prognozowane oraz maksymalne terminy realizacji poszczególnych etapów oraz samej aplikacji. W tym miejscu należy także ustalić postępowanie w przypadku uchybienia któremuś terminowi tj. sankcje za opóźnienia. Aby uniknąć sytuacji konfliktowych na tle dochowania terminów, w sposób jednoznaczny należy określić co strony rozumieją przez przekazanie aplikacji bądź danego etapu, należy więc określić sposób przekazania danego etapu oraz samej aplikacji. Warto także ustalić postępowanie w przypadku zlecenia dodatkowych prac nad aplikacją.
 
Wynagrodzenie to najważniejszy punkt całej umowy z perspektywy wykonawcy. W tym miejscu należy ustalić sposób rozliczenia się stron. Może to być z góry ustalona kwota za wykonanie całej aplikacji, bądź za wykonanie danych etapów, wynagrodzenie godzinowe lub brak wynagrodzenia (w takim wypadku wynagrodzeniem mogą być na przykład usługi świadczone przez drugą stronę w zamian za wykonanie aplikacji). Tak samo jak przy ustalaniu terminów, można ustanowić koszty prognozowane oraz maksymalne. Istotne jest także określenie sposobu płatności, wystawiania faktur, a także terminów płatności.
 
Żeby mieć pewność, ze nad Twoją aplikacją pracowali będą konkretni pracownicy można także zobowiązać wykonawcę do wyznaczenia określonego zespołu do pracy nad projektem. Wtedy należy też zobowiązać Wykonawcę do załączenia listy pracowników do umowy.
 

Odstąpienie od umowy i kary umowne

Tak jak każda umowa, również ta dotycząca wykonania aplikacji powinna zawierać postanowienia dotyczące prawa do odstąpienia od umowy, tym miejscu należy szczegółowo opisać przypadki, w których dojść może do rozwiązania umowy. Najczęściej rozwiązanie umowy powinno nastąpić w sytuacji, gdy wykonawca nie wykonuje terminowo obowiązków wynikających z umowy, zamawiający nie wypłaca na czas wynagrodzenia, a także zawsze wtedy, gdy łamane są podstawowe założenia umowy, określone już wcześniej w przedmiocie umowy, sposobie wykonania umowy lub w obowiązkach stron.
 
Kara umowna to doskonałe narzędzie dyscyplinujące strony umowy, tutaj gra jest zerojedynkowa = jeśli naruszysz postanowienie, które zastrzeżone jest pod rygorem kary umownej, to w określonym terminie zobowiązany jesteś ją zapłacić. Nie ma możliwości negocjacji jej wysokości, zgodnie z Kodeksem cywilnym jest to swoista kara za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania, której wysokość ustalona jest z góry już w momencie zawierania umowy. Jeśli szkoda przekroczy wartość ustanowionej kary umownej to i tak druga strona będzie mogła dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych. Pamiętać jednak trzeba, karę umowną można zastrzec wyłącznie na zobowiązanie niepieniężne, czyli np. nie można zobowiązać strony do zapłaty kary umownej, w przypadku gdy zamawiający nie zapłaci wynagrodzenia wykonawcy. Na zabezpieczenie się przed brakiem zapłaty wynagrodzenia można zastrzec prawo odstąpienia od umowy.
 
W kolejnym wpisie uzupełnimy informacje dotyczące umowy na wykonanie aplikacji o kwestie dotyczące praw autorskich, zakazu konkurencji, gwarancji i ochrony danych osobowych.