Już wkrótce w związku z nową ustawą obowiązującą od 1 stycznia 2019 r. największe firmy funkcjonujące na naszym rynku będą musiały zadbać w większym stopniu o przyszłość swoich pracowników. Mowa oczywiście o ustawie o pracowniczych planach kapitałowych, które już zaczynają swoje funkcjonowanie. Jest to dość rozległa materia, przez co wpisy w temacie pracowniczych planów kapitałowych zostaną podzielone na dwie części. W pierwszej z nich przybliżamy istotę pracowniczych planów kapitałowych, tego kto ma obowiązek w nich uczestniczyć oraz terminy, w których Pracodawcy muszą przystąpić do systemu.
- Pracownicze plany kapitałowe PPK
Pracownicze plany kapitałowe (PPK) są nową instytucją, która ma zapewnić osobom zatrudnionym możliwość dobrowolnego gromadzenia dodatkowych oszczędności w sposób powszechny i zorganizowany, tak aby mogli z niego skorzystać w okresie co do zasady po ukończeniu 60 roku życia. Ze zgromadzonych środków można skorzystać przed tą datą w przypadku poważnej choroby zatrudnionego, jego współmałżonka lub dziecka pracownika (do 25% zgromadzonych środków, bez obowiązku ich zwrotu), a także przy konieczności pokrycia wkładu własnego przy zaciąganiu kredytu na mieszkanie lub dom (do 100% zgromadzonych środków z obowiązkiem zwrotu w terminie nie dłuższym niż 15 lat). Nowe rozwiązanie ma usprawnić gromadzenie dodatkowych środków przez pracowników, dotychczas gromadzonych za pomocą pracowniczych planów emerytalnych, w przypadku których nie można było jednak mówić o powszechności. Środki gromadzone na rachunkach PPK są środkami prywatnymi i podlegają dziedziczeniu. Na rachunek przekazywane są comiesięcznie środki finansowe pochodzące z trzech źródeł: od zatrudnionego, od pracodawcy, a także z Funduszu Pracy. Konto indywidualne prowadzone jest przez uprawnioną instytucję finansową, której wyboru w imieniu osób u niego zatrudnionych dokonuje pracodawca. Do systemu przystępuje się zawierając dwie różne umowy, jedną o zarządzanie PPK, a drugą o prowadzenie PPK. Umowa o prowadzenie PPK jest umową ubezpieczeniową w rozumieniu ustawy Kodeks cywilny, której stroną jest obejmowana ochroną ubezpieczeniową osoba zatrudniona. Udział w PPK jest z punktu widzenia zatrudnionego dobrowolny, ale rezygnacja musi być potwierdzona pracodawcy odpowiednim oświadczeniem, pracownik może jednak w każdej chwili przystąpić ponownie do PPK.
- Obowiązek udziału w systemie
Jak już wspomniano w poprzednim punkcie udział osoby zatrudnionej w systemie jest dobrowolny. Udział w systemie jest jednak obowiązkowy co do zasady dla każdego pracodawcy.
Ustawa wprowadza tylko trzy sytuacje, w których pracodawca będzie zwolnionym od udziału w systemie PPK. Dzieje się tak, gdy:
- jest on mikroprzedsiębiorcą w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców i wszystkie osoby przez niego zatrudnione złożą deklarację, iż rezygnują z dokonywania wpłat na PPK,
- jest on osobą fizyczną i zatrudnia w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą inną osobę fizyczną w zakresie niezwiązany z działalnością gospodarczą tej osoby,
- jest on pracodawcą, który w terminie, w którym ustawa zacznie być dla niego stosowana prowadzi Pracowniczy Program Emerytalny (PPE), w którym uczestniczy co najmniej 25 % zatrudnionych u niego osób oraz nalicza on i odprowadza składki podstawowe w rozumieniu ustawy o pracowniczych programach emerytalnych do PPE, które wynoszą co najmniej 3,5% wynagrodzenia w rozumieniu tej ustawy.
Dzięki zmianom w ustawie o PPK od 25 czerwca 2019 r. podmioty zwolnione od obowiązku prowadzenia PPK mogą przystąpić do systemu i równolegle odprowadzać składki na PPK i PPE.
Pozostanie przy samym PPE musi jednak być połączone ze stałą czujnością pracodawców, jako że zwolnienie od przynależności do PPK ustaje w przypadku, gdy:
- okres zawieszenia naliczania i odprowadzania składek podstawowych do PPE przekroczy u takiego pracodawcy 90 dni,
- ograniczy on wysokość odprowadzanych składek do PPE poniżej 3,5% wynagrodzenia w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 15 ustawy o pracowniczych planach emerytalnych,
- zlikwiduje PPE,
- opóźni poprzez celowe działanie odprowadzenie składek podstawowych do PPE o ponad 90 dni,
- według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku w PPE uczestniczy mniej niż 25 % osób przez niego zatrudnionych.
- Harmonogram obowiązków związanych z wprowadzeniem PPK
Czas, w którym dany pracodawca obowiązany jest do zawarcia umów w zakresie PPK został przez ustawodawcę określony stopniowo, w zależności od tego, jak wielu pracowników zatrudnia pracodawca, przy czym należy zwrócić uwagę, iż definicja osób zatrudnionych jest dość szeroko i jej zakres zostanie omówiony w kolejnym wpisie, dotyczącym PPK.
Ustawę stosuje się:
- od 1 lipca 2019 r. – wobec pracodawców zatrudniających co najmniej 250 osób wg stanu na 31 grudnia 2018 r.,
- od 1 stycznia 2020 r. – wobec pracodawców zatrudniających co najmniej 50 osób wg stanu na dzień 30 czerwca 2019 r.,
- od 1 lipca 2020 r. – wobec pracodawców zatrudniających co najmniej 20 osób wg stanu na dzień 31 grudnia 2019 r.,
- od 1 stycznia 2021 r. – do pozostałych pracodawców.
Przepisy ustawy przedłużają terminy na zawarcie umów w zakresie PPK o kolejne miesiące. Jednocześnie należy zaznaczyć, iż umowa o zarządzanie PPK musi zostać zawarta nie później niż 10 dni roboczych przed upływem terminów przewidzianych dla zawarcia umowy o prowadzenie PPK, a obie umowy nie mogą zostać zawarte jednocześnie, wymagane jest zachowanie odstępu czasu wynoszącego co najmniej 10 dni roboczych. Analiza terminów wskazanych w ustawie prowadzi do wniosku, iż de facto pracodawcy na zawarcie umowy o zarządzanie PPK mają czas do:
- 25 października 2019 r. w przypadku pracodawców zatrudniających co najmniej 250 osób wg stanu na 31 grudnia 2018 r,
- 24 kwietnia 2020 r. w przypadku pracodawców zatrudniających co najmniej 50 osób wg stanu na dzień 30 czerwca 2019 r.,
- 27 października 2020 r. w przypadku pracodawców zatrudniających co najmniej 20 osób wg stanu na dzień 31 grudnia 2019 r.,
- 23 kwietnia 2021 r. w przypadku pozostałych pracodawców,
a umowy o prowadzenie PPK do:
- 12 listopada 2019 r. w przypadku pracodawców zatrudniających co najmniej 250 osób wg stanu na 31 grudnia 2018 r.,
- 11 maja 2020 r. w przypadku pracodawców zatrudniających co najmniej 50 osób wg stanu na dzień 30 czerwca 2019 r.,
- 10 listopada 2020 r. w przypadku pracodawców zatrudniających co najmniej 20 osób wg stanu na dzień 31 grudnia 2019 r.,
- 10 maja 2021 r. w przypadku pozostałych pracodawców.
W przypadku, gdy zatrudniana jest nowa osoba, pracodawca zawiera umowę o prowadzenie PPK w jego imieniu i na jego rzecz po upływie trzeciego miesiąca jego zatrudnienia, nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym termin ten upływa.
Pracodawcy muszą zachować szczególną ostrożność przy ustalaniu stanu zatrudnienia w swojej firmie, gdyż spóźnienie z przystąpieniem do PPK może rodzić po ich stronie odpowiedzialność odszkodowawczą z tytułu nie zawarcia umowy w terminie i naprawienia na zasadach ogólnych szkody uczestnika PPK.
W przypadku, gdy pracodawca chce zmienić umowę o zarządzaniu PPK musi pamiętać o tym, że konieczne dla wprowadzenia może okazać się uzyskanie zgody zakładowej organizacji związkowej lub reprezentacji osób zatrudnionych.
W kolejnym wpisie dotyczącym PPK omówimy instytucje, które mogą prowadzić PPK, spojrzymy na wysokość stawek, jakie co miesiąc na PPK przekazywać będą pracodawcy i pracownicy, a także zwrócimy uwagę na możliwą kontrowersję ze stosowaniem do PPK przepisów rozporządzenia RODO. Zapraszamy do lektury!
