Ustawą o zmianie Ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym

oraz niektórych innych ustaw z 26 stycznia 2018 r. dodano m.in. art. 19 e Ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Przepis ten wprowadza obowiązek składania dokumentów, o których mowa w art. 69 ustawy o rachunkowości (m.in. sprawozdania finansowe), za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego przez Ministra Sprawiedliwości.

Jakie konsekwencje niesie za sobą powyższa zmiana? Od kiedy zmiany wchodzą w życie i kogo obowiązują?

ZMIANA USTAWY

Do 15 marca 2018 r., pomimo możliwości składania dokumentów szczegółowo wskazanych w art. 69 ustawy o rachunkowości (m.in. sprawozdań finansowych), większość podmiotów do tego zobligowanych nie korzystało z ww. możliwości. Dokumenty składane były w formie tradycyjnej papierowej, pocztą lub na dzienniku podawczym odpowiedniego sądu rejestrowego. Z oczywistych względów prowadzić to musiało do paraliżu sądów w okresie od maja do września, kiedy to większość spółek składała sprawozdania finansowe. Pomysł Ministerstwa ma stanowić odpowiedź na powyższe, przyspieszyć procedowanie sądów i ułatwić przesyłanie dokumentów rejestrowych. Docelowo wszystkie dokumenty rejestrowe spółek składane mają być za pomocą systemu teleinformatycznego.

Stosownie do brzmienia art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 – także sprawozdanie z działalności – w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Ustawa wymaga zatem złożenia ww. dokumentów najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Stosownie zaś do brzmienia art. 53 ustawy o rachunkowości, roczne sprawozdanie finansowe
(z zastrzeżeniem wyjątków wskazanych w ustawie) podlega zatwierdzeniu nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego, tj. co do zasady do 30 czerwca.

Stosownie zatem do powyższego, spółki zobowiązane do złożenia sprawozdań finansowych, mają aktualnie obowiązek złożenia dokumentów przez zgłoszenie za pomocą systemu teleinformatycznego udostępnionego przez Ministra Sprawiedliwości.

KTO MOŻE ZŁOŻYĆ DOKUMENTY ZA POMOCĄ SYSTEMU TELEINFORMATYCZNEGO

Zgodnie z brzmieniem dodanego art. 19 e Ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Jeżeli wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej nie jest osoba fizyczna, zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, syndyk, likwidator wspólnika albo wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej będącej wspólnikiem.

Wyżej przytoczone przepisy wprowadzają znaczne utrudnienia w stosunku do dotychczas obowiązujących przepisów. Po pierwsze zwrócić należy uwagę na fakt, iż podmiot dokonujący zgłoszenia musi posiadać podpis elektroniczny lub profil zaufany ePUAP. Oczywisty problem, jaki pojawia się w przypadku powyższych wymogów, to sytuacja, w której przedstawiciele Spółki nie posiadają numeru PESEL. Jedynym rozwiązaniem, które do czasu wykształcenia praktyki w tym zakresie, wydaje się słuszne, jest złożenie wniosku przez członka zarządu o nadanie mu numeru PESEL (wniosek taki składa się w Urzędzie Gminy) lub (co oczywiście ze swojego założenia może okazać się rozwiązaniem niemożliwym) zmiana członków zarządu, w ten sposób, że w skład zarządu wchodzić będą osoby posiadające możliwość złożenia podpisu kwalifikowanego lub podpisu profilem zaufanym ePUAP.

PEŁNOMOCNIK PRZY SKŁADANIU SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO DROGĄ ELEKTRONICZNĄ

Brzmienie ww. przepisu art. 19 e ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym przesądza o kolejnej daleko idącej zmianie. Zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP jedna z osób wskazanych w Ustawie, tj. członek organu uprawnionego do reprezentacji (co do zasady członek zarządu), wspólnik uprawniony do reprezentacji Spółki, syndyk albo likwidator. Ustawa nie przewiduje możliwości złożenia dokumentów przez pełnomocnika, w tym przez profesjonalnego pełnomocnika – adwokata lub radcę prawnego.

Co skłoniło twórców zmian do powyższego? W uzasadnieniu ustawodawca wskazuje, że złożenie dokumentów sprawozdań finansowych do akt rejestrowych nie stanowi czynności procesowej, lecz czynność techniczną – dokonanie zgłoszenia ewidencyjnego dokumentów finansowych i wpis automatycznej zmianki do Krajowego Rejestru Sądowego. Niezależnie od oceny prawidłowości stanowiska ustawodawcy, rozwiązanie to niekoniecznie przynieść może oczekiwane efekty.

Dotychczasowe doświadczenia funkcjonowania systemu teleinformatycznego prowadzą do wniosku, iż nie jest on przejrzysty dla przeciętnego użytkownika. Stąd wyłączenie możliwości składania dokumentów przez pełnomocnika przyczynić się może do powstanie wielu wątpliwości i niejako spowolnienia procedury składania dokumentów, która obarczona może być wieloma brakami i błędami, głównie natury formalnej.

ZŁOŻENIE KOPII DOKUMENTÓW DO 30 WRZEŚNIA 2018 R.

Zmiany ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wprowadzające obowiązek składania dokumentów za pomocą systemu teleinformatycznego weszły w życie 15 marca 2018 r. Ustawodawca przewidział jednak „furtkę” w tym zakresie. Stosownie do brzmienia art. 38 ust. 2 ustawy o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw, do dnia 30 września 2018 r. dopuszcza się dołączanie do zgłoszenia lub wniosku kopii dokumentów, o których mowa w art. 69 ust. 1, 1b, 1f, 1g, 3 i 4 ustawy zmienianej w art. 10, opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Powyższe oznacza, że do 30 września 2018 r. spółki mają możliwość złożenia do KRS skanów dokumentów opatrzonych podpisem kwalifikowanym lub podpisanych podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Podsumowując, zmiany wprowadzone Ustawą o zmianie Ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw prowadzić mają do przyspieszenia funkcjonowania sądów rejestrowych. Od 15 marca 2018 r., z uwzględnieniem wyjątków ustawowych, składanie dokumentów sprawozdań finansowych dopuszczalne jest jedynie przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego. Niezbędne jest w tym przypadku założenie konta w platformie udostępnionej przez Ministerstwo Sprawiedliwości oraz opatrzenie składanych dokumentów podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.