Czas na kolejny wpis z cyklu „START-UP – czyli jak to zrobić zgodnie z prawem”. Poprzednie teksty traktowały w sposób ogólny zagadnienia działalności gospodarczej i spółek prawa handlowego. Dzisiaj – bardziej szczegółowo o jednej ze spółek osobowych – spółce jawnej (część 1)
Spółka jawna – jak zacząć?
Spółka jawna jest spółką osobową, która w Kodeksie Spółek Handlowych została opisana najbardziej szczegółowo. Jest ona legislacyjnym „punktem odniesienia” dla pozostałych spółek osobowych, tzn. wszystkie inne spółki osobowe zostały opisane w Kodeksie w sposób stosunkowo ogólny, z odniesieniami do rozwiązań zastosowanych przy spółce jawnej, bądź też a contrario, do rozwiązań odmiennych od tych, które są w spółce jawnej. Spółka jawna jako spółka osobowa nie posiada osobowości prawnej, lecz ustawodawca nadaje jej zdolność prawną, przez co może być pełnoprawnym uczestnikiem obrotu gospodarczego.
Minimalne wymogi umowy spółki jawnej.
Przepisy Kodeksu Spółek Handlowych określają minimum wymagań dla istnienia spółki jawnej. Nie znaczy to jednak, iż to minimum jest częstym rozwiązaniem praktycznym przy tworzeniu struktury tej spółki. Wiele z nich ma sporo złożonych rozwiązań dopasowanych do potrzeb wspólników. Tym niemniej, najprostsza umowa spółki jawnej może zostać ograniczona do pięciu elementów:
- Firmy spółki – czyli nic innego jak nazwa, pod którą spółka funkcjonuje w codziennym gospodarczym funkcjonowaniu. Nie ma jednak pełnej dowolności w nazywaniu spółek jawnych. Firma musi zawierać nazwisko lub firmę (nazwę) przynajmniej jednego wspólnika oraz dodatkowe oznaczenie na końcu: „spółka jawna” (w obrocie gospodarczym dopuszczone jest również używanie skrótu sp. j.) Kodeks Spółek Handlowych nie zabrania oczywiście nazywania spółki jawnej nazwiskami więcej niż jednego, bądź wszystkich wspólników. Określa jedynie rzeczone minimum. Ważnym elementem jest to, iż nazwiska nie mogą być modyfikowane, czy skracane w nazwie. Muszą mieć oparcie w dokumentach tożsamości wspólnika spółki jawnej. Firma przedsiębiorcy winna jednak dostatecznie się odróżniać od innych na rynku. Można więc dołączyć do nazwy firmy element, który odróżni naszą firmę od innych z tym samym nazwiskiem. Najczęściej jest to element wskazujący na przedmiot działania, miejsce wykonywania świadczeń, czy inna składowa charakteryzująca naszą spółkę;
- Siedziby spółki – czyli miejscowości, w której dokonywane są wszystkie czynności dotyczące działalności spółki. Najczęściej będzie to miejscowość, gdzie wspólnicy prowadzą interesy, czy też gdzie znajduje się główny zakład/biuro spółki. Najpowszechniejszym błędem w określaniu siedziby spółki jest mylenie jej z adresem spółki. Adresem jest bowiem konkretny już lokal, w konkretnym budynku. Wskazanie odpowiedniej siedziby spółki ma wbrew pozorom spore znaczenie, chociażby z powodu właściwości sądów rejestrowych spółki, właściwości organów podatkowych, czy też przy ewentualnych sporach, właściwości sądów;
- Wysokość wkładów wspólników do spółki – czyli rzeczy, prawa, bądź świadczenia, które będą stanowić realny wkład do majątku spółki, wprowadzone przez wspólników. Wkładami do spółki jawnej mogą być pieniądze, prawa np. do znaku towarowego, majątkowe prawo autorskie, ograniczone prawa rzeczowe, prawo własności nieruchomości i inne. Ważne jest, aby wszelakie wkłady niepieniężne zostały na samym początku wycenione przez wspólników.
- Przedmiotu działalności spółki – jak sama nazwa wskazuje – opis naszej działalności. W tym zakresie warto zapoznać się z systemem PKD czyli Polskiej Klasyfikacji Działalności, gdyż na jej podstawie będziemy wpisywać rodzaje działalności jakie chcemy prowadzić w ramach naszej spółki do umowy spółki jawnej. Ponadto, istotne jest, aby przedmiot działalności spółki był uzgodniony pomiędzy wspólnikami, oraz nie był sprzeczny z celem spółki;
- Czasu trwania spółki – spółka może być zawarta na czas oznaczony, bądź nieoznaczony. W przypadku, gdy nie ma określonego czasu trwania spółki, wtedy domniemywa się założenie spółki na czas nieoznaczony.
Jak zacząć?
Pierwszym i zarazem bardzo ważnym krokiem w kierunku stworzenia spółki jawnej jest sporządzenie i zawarcie umowy spółki jawnej. Kodeks Spółek Handlowych wskazuje wyraźnie, iż każda umowa spółki jawnej musi być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności. Nie ma więc potrzeby ponoszenia kosztów sporządzenia aktu notarialnego. Poza elementami minimum spółki, wymienionymi we wcześniejszej części wpisu, warto zastanowić się nad sposobem uregulowania w umowie kwestii warunków rozwiązania spółki w przypadku np. śmierci wspólnika, czy też jego upadłości. Ważnym elementem, który powinniśmy zawrzeć w umowie będzie też uczestnictwo wspólników w zyskach i stratach (w przypadku braku regulacji w umowie, jest ono równe). Ponadto powinniśmy się zastanowić na jakich zasadach każdy ze wspólników może swoje prawa i obowiązki w spółce zbyć. Ważna regulacja w umowie to z pewnością sposób operowania spółką, tzn. w jaki sposób spółka będzie reprezentowana w obrocie gospodarczym; czy każdy ze wspólników może ją reprezentować samodzielnie, czy może będzie to reprezentacja łączna. Co w przypadku czynności przekraczających zwykły zarząd, jak np. zakup nieruchomości? Jak widać, już na etapie umowy, jest wiele kwestii, które musimy mieć ze swoimi wspólnikami ustalone. Zawarcie umowy spółki jawnej na podstawie jasnych reguł i określeniu wyraźnego podziału kompetencji pozwoli nam na swobodne prowadzenie naszego przedsiębiorstwa. Warto dlatego zastanowić się również nad wprowadzeniem określonych reguł dotyczących prowadzenia działalności konkurencyjnej wobec spółki.
Kolejnym krokiem, po sporządzeniu umowy spółki jawnej, będzie rozpoczęcie procesu rejestracji naszej spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym. Zaczynamy od wniosku o wpis spółki do rejestru, wraz z nim dokumenty rejestracyjne dotyczące uzyskania numeru REGON, NIP, rejestracji podatku VAT oraz VAT UE, oraz rejestracji spółki jako płatnika składek w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, zarówno dla przyszłych pracowników, jak i samych wspólników, którzy chcieliby odprowadzać składki w spółce).
Warto zaznaczyć możliwość internetowego założenia spółki jawnej. Ma ona jednak swoje minusy i luki, choćby takie, że umowa spółki w wersji elektronicznej rejestracji jest na gotowym formularzu, gdzie nie ma możliwości wprowadzenia bardziej szczegółowych rozwiązań do umowy. Ponadto, sporym minusem zakładania spółki jawnej przez Internet jest fakt, iż wkład wspólnika w tej formie tworzenia spółki może być jedynie pięniężny. Oczywiście, ten sposób ma też swoje plusy – niższe koszty założenia spółki, oraz szybszy czas rejestracji.
Kolejne kroki po wpisie KRS?
Po przejściu wszystkich kroków opisanych powyżej, czekamy na decyzję sądu rejestrowego o dokonaniu wpisu. Obecnie ta procedura działa dość sprawnie, więc zazwyczaj czeka się na takowy wpis około 14 dni. (w przypadku internetowej rejestracji w praktyce zajmuje to często jeden dzień). Z prawnego punktu widzenia jest to moment doniosły, gdyż nasza spółka zaczyna swoje istnienie nie w momencie podpisania umowy spółki jawnej, a właśnie w momencie zarejestrowania w Krajowym Rejestrze Sądowym.
