RODO – zmiany od maja 2019! Jakie dane dotyczące pracownika i osoby ubiegającej się o zatrudnienie może przetwarzać pracodawca?
Od 4 maja 2019 r. obowiązuje w polskim porządku prawnym ustawa z dnia 21.02.2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwana inaczej ustawą wdrożeniową, której celem jest dostosowanie polskiego ustawodawstwa do wymogów wynikających z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych w skrócie RODO. Pakiet zmian obejmuje również przepisy Kodeksu pracy, stąd w dzisiejszym wpisie postaramy się nakreślić co wskazana nowelizacja oznacza dla pracodawcy i pracownika oraz osoby ubiegającej się o zatrudnienie w kontekście ochrony danych osobowych.
Jakich danych może żądać pracodawca w ramach postępowania rekrutacyjnego?
W oparciu o znowelizowany art. 221 § 1 Kodeksu pracy na potrzeby prowadzonej rekrutacji pracodawca może pozyskać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie następujące dane osobowe:
- imię i nazwisko,
- datę urodzenia,
- dane kontaktowe wskazane przez taka osobę,
- wykształcenie,
- kwalifikacje zawodowe,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Niezależnie od powyższych danych osobowych pracodawca na potrzeby rekrutacji może pozyskać od kandydata do zatrudnienia również:
- adres zamieszkania,
- numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
- inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
- wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
- numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Jednakże na gruncie Kodeksu pracy pracodawca może żądać od potencjalnego kandydata do pracy danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, czy przebiegu dotychczasowego zatrudnienia jedynie wówczas, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Tym samym ustawodawca nakłada na pracodawców obowiązek każdorazowej oceny czy dane dotyczące wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, jak również określające przebieg dotychczasowej kariery są pracodawcy niezbędne w zakresie potencjalnego stosunku pracy, który ma zostać nawiązany. Powyższa regulacja ma na celu zapewnienie pełnej efektywności zasadzie wynikającej z art. 5 ust. 1 lit. C RODO tj. zasadzie minimalizmu przetwarzania danych osobowych. Zgodnie z RODO wspomniana zasada zakłada, iż przetwarzane dane osobowe muszą być „adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane”.
Co do zasady osoba ubiegająca się o zatrudnienie udostępnia wskazane dane w formie oświadczenia, jednakże pracodawca może żądać udokumentowania powyższych danych w wymiarze niezbędnym do ich potwierdzenia.
W przypadku potrzeby pozyskania przez pracodawcę innych danych niż powyższe pracodawca może takie dane uzyskać jedynie, gdy taki obowiązek będzie wynikał z powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub dane te są niezbędne do realizacji jego uprawnienia.
Zgoda pracownika na przetwarzanie innych danych osobowych
Ponadto, na mocy nowo wprowadzonego art. 221a § 1 Kodeksu pracy pracodawca może pozyskiwać „inne dane osobowe” od osoby ubiegającej się o zatrudnienia oraz od pracownika na podstawie wyrażonej przez nich zgody. Jakkolwiek wspomniane „inne dane osobowe” pozyskiwane przez pracodawcę nie mogą stanowić danych wskazanych w art. 10 RODO tj. danych osobowych dotyczących wyroków skazujących oraz naruszeń prawa lub powiązanych środków bezpieczeństwa.
Jednocześnie na podstawie art. 221b § 1 Kodeksu pracy powyższa zgoda może być podstawą przetwarzania przez pracodawcę szczególnych kategorii danych osobowych (np. ujawniających poglądy polityczne, czy też danych dotyczących zdrowia lub orientacji seksualnej), jedynie gdy udostępnienie tych danych wynika z inicjatywy pracownika lub osoby ubiegającej o zatrudnienie, przy czym przetwarzać takie dane mogą tylko osoby upoważnione przez pracodawcę, które jednocześnie zobowiązują się do zachowania w tajemnicy powyższych danych.
Zgodnie ze znowelizowanym Kodeksem pracy, w przypadku przetwarzania danych biometrycznych (danych dotyczących cech fizycznych np. odcisk palca) pracownika ustawodawca wskazuje na możliwość przetwarzania takich danych, jeżeli jest to „niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony”.
Forma zgody na przetwarzanie danych osobowych
W uzasadnieniu nowelizacji Kodeksu pracy wskazuje się, iż w nawiązaniu do art. 9 RODO dotyczącego szczególnych kategorii danych osobowych wyżej wymieniona zgoda powinna zostać wyrażona w formie działania w postaci np. wyraźnego oświadczenia woli pracowników. W literaturze podkreśla się, iż aby zgoda wyrażona pisemnie czy telefonicznie mogła być uznana za wyraźną nie może przybrać formy przyjęcia do wiadomości, lecz oświadczenia woli oraz musi zostać zebrana w sposób nie budzący wątpliwości w takim zakresie, iż zgody udziela osoba, której danych osobowych zgoda dotyczy (tak P. Litwiński, P. Barta, M. Kawecki (w:) Rozporządzenie UE w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i swobodnym przepływem takich danych. Komentarz, Legalis).
Jednocześnie na podstawie art. 7 ust. 1 RODO w przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody, administrator musi być w stanie wykazać, iż osoba, której dotyczą przetwarzane dane wyraziła na to zgodę. Jednocześnie, przy ocenie czy zgodę wyrażono dobrowolnie, w jak największym stopniu bierze się pod uwagę to czy np. od zgody na przetwarzanie danych osobowych nie jest uzależnione wykonanie umowy, czy też świadczenie usługi, jeśli wskazane przetwarzanie nie jest niezbędne do wykonania tej umowy.
Warto podkreślić, że zgodnie ze znowelizowanym Kodeksem pracy w przypadku braku zgody lub jej wycofania przez pracownika lub osobę ubiegającą się o zatrudnienie wskazane działanie nie może skutkować niekorzystnym traktowaniem tych osób, jak również nie może stanowić podstawy innych ujemnych konsekwencji tj. odmowy zatrudnienia, wypowiedzenia umowy o pracę, czy też jej rozwiązania bez wypowiedzenia.
We wszelkich sprawach związanych z wdrażaniem zasad ochrony danych osobowych, przepisów rozporządzenia RODO, jak również audytach stosowania i wsparciem przy bieżącej obsłudze zapraszamy do kontaktu z kancelarią: [email protected] lub telefonicznie: 577 533 499
