19 września 2018

Elektronizacja zamówień publicznych – porozumiewanie się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Elektronizacja zamówień publicznych – od kiedy porozumiewanie się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej będzie obligatoryjne?

Zmiana i zmodernizowanie przepisów dotyczących zamówień publicznych w celu zwiększenia efektywności wydatków publicznych oraz ułatwienia w szczególności udziału małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) w zamówieniach publicznych stanowi nadrzędny cel Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylającej Dyrektywę 2004/18/WE (Dz. Urz. UE. L Nr 94, str. 65 z późn. zm. – dalej: „Dyrektywa 2014/24/UE”).
Jak wynika z motywu 52) Dyrektywy 2014/24/UE elektroniczne środki informacji i komunikacji mają na celu poprawienie skuteczności i przejrzystości procesu udzielania zamówienia. Jednocześnie, w pełni elektroniczna komunikacja po upływie przewidzianego Dyrektywą 2014/24/UE 30-miesięcznego okresu przejściowego, ma znacząco zwiększyć możliwości udziału wykonawców w postępowaniach
o udzielenie zamówienia publicznego. Czy tak będzie w praktyce? Od kiedy komunikacja elektroniczna między zamawiającym a wykonawcami będzie obligatoryjna?

 

 

7 sierpnia 2018 r. Prezydent RP podpisał ustawę z dnia 20 lipca 2018 r. zmieniającą ustawę – Prawo zamówień publicznych oraz ustawę o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw, w której m.in. przedłużone zostało czasowe zawieszenie obowiązku stosowania komunikacji elektronicznej między zamawiającym
a wykonawcami.

Na skutek wdrożenia Dyrektywy 2014/24/UE, wprowadzony został do ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych – tj. Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 z późn. zm. – dalej: „ustawa PZP”) obowiązek komunikowania się między zamawiającym a wykonawcami wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Znowelizowane przepisy regulujące tę kwestię weszły w życie 28 lipca 2016 r., lecz ustawodawca zawiesił czasowo obowiązek komunikowania się zamawiającego
z wykonawcą, wskazując w art. 15 ust. 1 Ustawy z dnia 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2016 r. poz. 1020), że przepisy Ustawy Pzp w zakresie, w jakim przewidują obowiązek komunikacji zamawiającego z wykonawcą wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej, stosuje się w odniesieniu do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych przez centralnego zamawiającego od 18 kwietnia 2018 r., zaś w przypadku innych zamawiających niż centralny zamawiający dopiero od 18 października 2018 r.

Jednocześnie, 7 sierpnia 2018 r. Prezydent RP podpisał ustawę z dnia 20 lipca 2018 r. zmieniającą ustawę – Prawo zamówień publicznych oraz ustawę o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw – tym samym wydłużył okres przejściowy dot. obowiązkowego stosowania komunikacji elektronicznej w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego.
Jak wynika z komunikatu zamieszczonego na stronie Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 9 sierpnia 2018 r. (dostępnej pod adresem: https://www.uzp.gov.pl/aktualnosci/prezydent-rp-podpisal-ustawe-odsuwajaca-w-czasie-obowiazek-elektronizacji-zamowien-ponizej-progow-unijnych): „Głównym celem zmian jest odsunięcie w czasie obowiązku pełnej elektronizacji w odniesieniu do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych przez innych zamawiających niż centralny zamawiający, których wartość zamówienia jest poniżej progów unijnych. Przewiduje się zatem przesunięcie obowiązku prowadzenia w tych postępowaniach komunikacji zamawiającego z wykonawcami wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej z dnia 18 października 2018 r. na dzień 1 stycznia 2020 r., tj. do czasu pełnego wdrożenia modelu docelowego zakładającego funkcjonowanie centralnej Platformy e-Zamówień, z którą zintegrowane będą Portale e-Usług.”

Ustawa wydłużająca okres przejściowy wejdzie w życie z dniem 17 października 2018 r.
Jednocześnie, warto podkreślić, że mimo iż na dzień dzisiejszy obowiązek stosowania między zamawiającym a wykonawcami środków komunikacji elektronicznej jest odroczony w czasie, to zamawiający ma prawo wybrania w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego formy komunikacji za pomocą środków elektronicznych. Decydując się jednak na zastosowanie
w konkretnym postępowaniu środków komunikacji elektronicznej zamawiający powinien podjąć niezbędne kroki w celu zapewnienia, że wybrana przez niego forma porozumiewania się
z wykonawcami nie będzie prowadziła do dyskryminacji ani ograniczenia dostępu do postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego, co stałoby w sprzeczności z podstawowymi zasadami prawa zamówień publicznych.

Zasada i wyjątki od elektronizacji zamówień publicznych?

Po upływie wydłużonego w ostatnim czasie okresu przejściowego obowiązek stosowania komunikacji elektronicznej między zamawiającym a wykonawcami stanie się zasadą w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, a uchybienie wymogowi opatrzenia oferty, wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczeń (w tym JEDZ) kwalifikowanym podpisem elektronicznym, spowodują, że oferta, wniosek lub oświadczenie będą nieważne. Warto więc skorzystać z wydłużonego okresu przejściowego i należycie przygotować się do nadchodzącej zmiany w zakresie formy komunikowania się stron postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Należy zwrócić uwagę, że zasada elektronizacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nawet po upływie okresu przejściowego, nie będzie miała charakteru absolutnego. Wyjątki, pozwalające zamawiającemu na odstąpienie od wymogu komunikacji elektronicznej przy składaniu ofert przewidziane zostały w art. 10c Ustawy Pzp i dotyczą sytuacji, w których:
1) z uwagi na wyspecjalizowany charakter zamówienia, użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne lub nie są obsługiwane za pomocą ogólnie dostępnych aplikacji;
2) aplikacje do obsługi formatów plików, które nadają się do przygotowania ofert, korzystają z formatów plików, których nie można obsługiwać za pomocą żadnych innych aplikacji otwartoźródłowych lub ogólnie dostępnych, lub są objęte licencją i nie mogą zostać udostępnione do pobierania lub zdalnego wykorzystania przez zamawiającego;
3) użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby specjalistycznego sprzętu, który nie jest dostępny dla zamawiającego;
4) wymaga przedstawienia modelu fizycznego, modelu w skali lub próbki, której nie można przekazać przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;
5) jest to niezbędne z powodu naruszenia bezpieczeństwa środków komunikacji elektronicznej;
6) jest to niezbędne z uwagi na potrzebę ochrony informacji szczególnie wrażliwych, której nie można zagwarantować w sposób dostateczny przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub innych narzędzi lub urządzeń, które mogłyby być udostępnione przez zamawiającego.
Podkreślenia wymaga, że w przypadkach, o których mowa powyżej, składanie oferty odbywać będzie się za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz.U. z 2016 r. poz. 1113, 1250, 1823 i 1948 oraz z 2017 r. poz. 1128), osobiście lub za pośrednictwem posłańca.

Podsumowując, niezależnie od wydłużenia okresu przejściowego, obowiązek stosowania
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego środków komunikacji elektronicznej wpisze się niebawem w kanon zasad prawa zamówień publicznych – warto się do powyższego odpowiednio przygotować.

Prawnicy Kancelarii WSKP świadczą pomoc prawną w zakresie zamówień publicznych zarówno dla wykonawców jak i zamawiających, pomagając nie tylko w prawidłowy sposób sporządzić ofertę, lecz również przygotować zgodną z prawem dokumentację do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zapraszamy do kontaktu pod adresem: [email protected]

Najnowsze artykuły

przekształcenie spółki komandytowej w jawną
Zgodnie z zapowiedzią w dzisiejszym wpisie zajmiemy się kwestią taką jak: przekształcenie spółki komandytowej w spółkę jawną.
27 października 2020
Zobacz więcej
CIT Spółki komandytowe
Wszystko wskazuje na to, że od stycznia bądź maja 2021 r., według zapowiedzi Ministerstwa Finansów spółki komandytowe będą od swoich przychodów odprowadzać CIT.
16 października 2020
Zobacz więcej
umowa deweloperska na co zwrócić uwagę
Dowiedz się na co zwrócić uwagę, jak powinna wyglądać sama umowa deweloperska oraz w jakiej formie powinna zostać zawarta.
14 września 2020
Zobacz więcej