19 września 2018

Elektronizacja zamówień publicznych – porozumiewanie się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Elektronizacja zamówień publicznych – od kiedy porozumiewanie się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej będzie obligatoryjne?

Zmiana i zmodernizowanie przepisów dotyczących zamówień publicznych w celu zwiększenia efektywności wydatków publicznych oraz ułatwienia w szczególności udziału małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) w zamówieniach publicznych stanowi nadrzędny cel Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylającej Dyrektywę 2004/18/WE (Dz. Urz. UE. L Nr 94, str. 65 z późn. zm. – dalej: „Dyrektywa 2014/24/UE”).
Jak wynika z motywu 52) Dyrektywy 2014/24/UE elektroniczne środki informacji i komunikacji mają na celu poprawienie skuteczności i przejrzystości procesu udzielania zamówienia. Jednocześnie, w pełni elektroniczna komunikacja po upływie przewidzianego Dyrektywą 2014/24/UE 30-miesięcznego okresu przejściowego, ma znacząco zwiększyć możliwości udziału wykonawców w postępowaniach
o udzielenie zamówienia publicznego. Czy tak będzie w praktyce? Od kiedy komunikacja elektroniczna między zamawiającym a wykonawcami będzie obligatoryjna?

 

 

7 sierpnia 2018 r. Prezydent RP podpisał ustawę z dnia 20 lipca 2018 r. zmieniającą ustawę – Prawo zamówień publicznych oraz ustawę o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw, w której m.in. przedłużone zostało czasowe zawieszenie obowiązku stosowania komunikacji elektronicznej między zamawiającym
a wykonawcami.

Na skutek wdrożenia Dyrektywy 2014/24/UE, wprowadzony został do ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych – tj. Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 z późn. zm. – dalej: „ustawa PZP”) obowiązek komunikowania się między zamawiającym a wykonawcami wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Znowelizowane przepisy regulujące tę kwestię weszły w życie 28 lipca 2016 r., lecz ustawodawca zawiesił czasowo obowiązek komunikowania się zamawiającego
z wykonawcą, wskazując w art. 15 ust. 1 Ustawy z dnia 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2016 r. poz. 1020), że przepisy Ustawy Pzp w zakresie, w jakim przewidują obowiązek komunikacji zamawiającego z wykonawcą wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej, stosuje się w odniesieniu do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych przez centralnego zamawiającego od 18 kwietnia 2018 r., zaś w przypadku innych zamawiających niż centralny zamawiający dopiero od 18 października 2018 r.

Jednocześnie, 7 sierpnia 2018 r. Prezydent RP podpisał ustawę z dnia 20 lipca 2018 r. zmieniającą ustawę – Prawo zamówień publicznych oraz ustawę o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw – tym samym wydłużył okres przejściowy dot. obowiązkowego stosowania komunikacji elektronicznej w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego.
Jak wynika z komunikatu zamieszczonego na stronie Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 9 sierpnia 2018 r. (dostępnej pod adresem: https://www.uzp.gov.pl/aktualnosci/prezydent-rp-podpisal-ustawe-odsuwajaca-w-czasie-obowiazek-elektronizacji-zamowien-ponizej-progow-unijnych): „Głównym celem zmian jest odsunięcie w czasie obowiązku pełnej elektronizacji w odniesieniu do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych przez innych zamawiających niż centralny zamawiający, których wartość zamówienia jest poniżej progów unijnych. Przewiduje się zatem przesunięcie obowiązku prowadzenia w tych postępowaniach komunikacji zamawiającego z wykonawcami wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej z dnia 18 października 2018 r. na dzień 1 stycznia 2020 r., tj. do czasu pełnego wdrożenia modelu docelowego zakładającego funkcjonowanie centralnej Platformy e-Zamówień, z którą zintegrowane będą Portale e-Usług.”

Ustawa wydłużająca okres przejściowy wejdzie w życie z dniem 17 października 2018 r.
Jednocześnie, warto podkreślić, że mimo iż na dzień dzisiejszy obowiązek stosowania między zamawiającym a wykonawcami środków komunikacji elektronicznej jest odroczony w czasie, to zamawiający ma prawo wybrania w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego formy komunikacji za pomocą środków elektronicznych. Decydując się jednak na zastosowanie
w konkretnym postępowaniu środków komunikacji elektronicznej zamawiający powinien podjąć niezbędne kroki w celu zapewnienia, że wybrana przez niego forma porozumiewania się
z wykonawcami nie będzie prowadziła do dyskryminacji ani ograniczenia dostępu do postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego, co stałoby w sprzeczności z podstawowymi zasadami prawa zamówień publicznych.

Zasada i wyjątki od elektronizacji zamówień publicznych?

Po upływie wydłużonego w ostatnim czasie okresu przejściowego obowiązek stosowania komunikacji elektronicznej między zamawiającym a wykonawcami stanie się zasadą w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, a uchybienie wymogowi opatrzenia oferty, wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczeń (w tym JEDZ) kwalifikowanym podpisem elektronicznym, spowodują, że oferta, wniosek lub oświadczenie będą nieważne. Warto więc skorzystać z wydłużonego okresu przejściowego i należycie przygotować się do nadchodzącej zmiany w zakresie formy komunikowania się stron postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Należy zwrócić uwagę, że zasada elektronizacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nawet po upływie okresu przejściowego, nie będzie miała charakteru absolutnego. Wyjątki, pozwalające zamawiającemu na odstąpienie od wymogu komunikacji elektronicznej przy składaniu ofert przewidziane zostały w art. 10c Ustawy Pzp i dotyczą sytuacji, w których:
1) z uwagi na wyspecjalizowany charakter zamówienia, użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne lub nie są obsługiwane za pomocą ogólnie dostępnych aplikacji;
2) aplikacje do obsługi formatów plików, które nadają się do przygotowania ofert, korzystają z formatów plików, których nie można obsługiwać za pomocą żadnych innych aplikacji otwartoźródłowych lub ogólnie dostępnych, lub są objęte licencją i nie mogą zostać udostępnione do pobierania lub zdalnego wykorzystania przez zamawiającego;
3) użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby specjalistycznego sprzętu, który nie jest dostępny dla zamawiającego;
4) wymaga przedstawienia modelu fizycznego, modelu w skali lub próbki, której nie można przekazać przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;
5) jest to niezbędne z powodu naruszenia bezpieczeństwa środków komunikacji elektronicznej;
6) jest to niezbędne z uwagi na potrzebę ochrony informacji szczególnie wrażliwych, której nie można zagwarantować w sposób dostateczny przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub innych narzędzi lub urządzeń, które mogłyby być udostępnione przez zamawiającego.
Podkreślenia wymaga, że w przypadkach, o których mowa powyżej, składanie oferty odbywać będzie się za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz.U. z 2016 r. poz. 1113, 1250, 1823 i 1948 oraz z 2017 r. poz. 1128), osobiście lub za pośrednictwem posłańca.

Podsumowując, niezależnie od wydłużenia okresu przejściowego, obowiązek stosowania
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego środków komunikacji elektronicznej wpisze się niebawem w kanon zasad prawa zamówień publicznych – warto się do powyższego odpowiednio przygotować.

Prawnicy Kancelarii WSKP świadczą pomoc prawną w zakresie zamówień publicznych zarówno dla wykonawców jak i zamawiających, pomagając nie tylko w prawidłowy sposób sporządzić ofertę, lecz również przygotować zgodną z prawem dokumentację do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zapraszamy do kontaktu pod adresem: [email protected]

Najnowsze artykuły

Plany pracownicze PPK 2019
Już wkrótce w związku z nową ustawą obowiązującą od 1 stycznia 2019 r. największe firmy funkcjonujące na naszym rynku będą musiały zadbać w większym stopniu o przyszłość swoich pracowników.
17 października 2019
Zobacz więcej
Rzecznik Praw Pasażera
Z dniem 1 kwietnia 2019 r. w życie weszła ustawa z dnia 14 grudnia 2018 r. o zmianie ustawy – Prawo lotnicze oraz niektórych innych ustaw. Ustawa wprowadziła znaczące zmiany w zakresie rozpatrywania skarg pasażerów w sprawie odwołania, opóźnienia lotu
4 września 2019
Zobacz więcej
Akcje rejestrowane
W dniu 13.06.2019 r. wpłynął do Sejmu RP rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw.
18 lipca 2019
Zobacz więcej