W ostatnich dwóch latach przez wciąż panujące w wielu krajach ograniczenia związane z epidemią COVID-19 oraz związanym z tym znacznym wzrostem popularności pracy zdalnej coraz częściej dochodzi do kumulowania przez pracowników zaległego urlopu za lata poprzednie.

Choć zjawisko to może wydawać się pracodawcy korzystne, ma w końcu pracownika do dyspozycji w większym wymiarze czasowym, to musi pamiętać, że praktyka kumulowania zaległego urlopu może ostatecznie przynieść więcej szkody niż pożytku.

Przede wszystkim należy pamiętać o tym, że zgodnie z treścią art. 152 Kodeksu pracy, dalej jako „KP” pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego i pracownik nie może się takiego prawa zrzec. Pracodawca ostatecznie będzie musiał takiego urlopu udzielić, a jeżeli umowa z pracownikiem zostanie rozwiązana lub wygaśnie będzie musiał wypłacić pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop.

 Przepisy prawa pracy wskazują dokładnie do kiedy pracownik powinien wykorzystać swój zaległy urlop, a także określają kiedy pracownikowi należy się ekwiwalent za jego niewykorzystanie.

Obowiązek wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego

Obowiązek wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego wynika z treści art. 168 KP. Zgodnie z tym przepisem: urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego; nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167².

 Przepis wskazuje zatem wyraźnie na obowiązek udzielenia niewykorzystanego urlopu do końca września kolejnego roku kalendarzowego.

• Co jednak w sytuacji, gdy pracownik nie chce takiego urlopu wykorzystać?
• Czy pracodawca może wysłać go na taki urlop bez jego zgody?

Choć jeszcze do niedawna nie było w polskim porządku prawnym przepisu, który wprost wskazywałby na taką możliwość to Sąd Najwyższy m.in. w wyroku z dnia 25 stycznia 2005 r., I PK 124/05 stwierdził, że prawo do urlopu wypoczynkowego określone jest przepisami o charakterze bezwzględnie obowiązującym i to w odniesieniu do obu stron stosunku pracy. Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w określonym rozmiarze i terminie określonym według ustalonych zasad, a z drugiej strony pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu i nie może odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy.

Taki pogląd Sadu Najwyższego wskazywał na to, że pracownik rzeczywiście nie może odmówić skorzystania z zaległego urlopu udzielonego mu zgodnie z prawem pracy.

Obecnie, art. 15gc ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych wprowadzono przepis, który wprost wskazuje na możliwość udzielenia pracownikowi zaległego urlopu bez jego zgody, przynajmniej w okresie obowiązującego stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego. Zgodnie z tym przepisem: „W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać.”

Co więcej, pracodawca nie tyle ma możliwość udzielenia pracownikowi zaległego urlopu bez jego zgody, co musi to uczynić jeżeli pracownik nie chce takiej zgody wyrazić. Jeżeli pracodawca nie udzieli pracownikowi urlopu w terminie przewidzianym w art. 168 KP może narazić się na sankcje przewidziane art. 282 §1 pkt 2) KP. Przepis ten wskazuje, że kto, wbrew obowiązkowi nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Pracodawca powinien zatem pamiętać o obowiązku udzielenia pracownikowi zaległego urlopu, tak aby nie narazić się na niepotrzebną grzywnę.

Kodeks pracy przewiduje jeszcze jedną możliwość udzielenia pracodawcy urlopu bez jego zgody, ma to jednak ścisły związek ze zbliżającym się rozstaniem z tym pracownikiem.

Zgodnie z treścią art. 167¹ KP: „W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu. W takim przypadku wymiar udzielonego urlopu, z wyłączeniem urlopu zaległego, nie może przekraczać wymiaru wynikającego z przepisów art. 155¹”.

Pracodawca może zatem  w okresie wypowiedzenia umowy o pracę udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego, a pracownik nie może sprzeciwić się jego wykorzystaniu. Odwołanie do przepisu art. 155¹ KP oznacza, że do wymiaru urlopu przysługującego za rok, w którym następuje rozwiązanie umowy o pracę wskutek upływu okresu wypowiedzenia, stosuje się art. 155¹, przyznający urlop proporcjonalnie do okresu pracy w tym roku. Dzięki temu rozwiązaniu pracodawca może wpłynąć na zmniejszenie potencjalnego ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Wypłata ekwiwalentu

Pracodawca, obok sankcji za nieudzielenie urlopu zgodnie z prawem pracy poniesie finansowe konsekwencje kumulowania zaległych urlopów przez pracowników także w momencie, gdy dochodzi do wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy z takim pracownikiem.

Jeżeli pracownik nie wykorzysta w okresie zatrudnienia przysługującego mu urlopu to nabywa prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Obowiązek wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wynika wprost z treści art. 171 „KP”. Zgodnie z § 1 tego przepisu: „w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny”.

Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu dopiero w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, przez co pracodawca nie ma możliwości, aby wcześniej w trakcie zatrudnienia wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny w zamian za niewykorzystany urlop.

Wyjątek od obowiązku wypłaty ekwiwalentu wynika jedynie z art. 171 § 3 KP i dotyczy sytuacji, w której pracodawca bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę zawrze z tym pracownikiem nową umowę i strony postanowią, że zaległy urlop zostanie wykorzystany przez pracownika w trakcie trwania nowej umowy.

W doktrynie wskazuje się w tym przypadku na możliwość zawarcia szczególnej umowy o pracę poprzedzonej zawarciem odpowiedniego porozumienia z pracownikiem, której celem będzie właśnie wykorzystanie urlopu przez pracownika „w naturze”, co pozwoli pracodawcy na uniknięcie konieczności wypłaty ekwiwalentu, a pracownik dłużej będzie korzystał z uprawnień przewidzianych prawem pracy.

Pracodawca musi jednak pamiętać o zawarciu odpowiedniego porozumienia z pracownikiem o wykorzystaniu urlopu w trakcie kolejnej umowy, jeszcze przed wygaśnięciem poprzedniego stosunku pracy. W przeciwnym razie, w dniu wygaśnięcia stosunku pracy pracownik nabędzie prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Jak wskazywaliśmy już wyżej ekwiwalent, tak jak urlop jest prawem, którego pracownik nie może się zrzec, przez co zawarcie z nim nowej umowy stanie się bezprzedmiotowe.

Jeżeli stosunek pracy z pracownikiem ulegnie rozwiązaniu lub wygaśnie i nowa umowa nie zostanie zawarta to pracownik z dniem rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy nabywa prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop (zarówno bieżący, jak i zaległy), a na pracodawcy spoczywa obowiązek jego wypłaty. Co więcej, ekwiwalent taki nie jest elementem wynagrodzenia, przez co pracodawca powinien wypłacić go w ostatnim dniu stosunku pracy, bez względu na to kiedy wypłaca pracownikom wynagrodzenie.

Podsumowując, należy przestrzec pracodawców przed dopuszczeniem do sytuacji, w której ich pracownicy będą gromadzić zaległe urlopy. Niewykorzystanie przez pracowników urlopów w przewidzianych terminach może narazić pracodawcę na grzywnę lub konieczność wypłaty wysokiego ekwiwalentu pracownikowi po zakończeniu przez niego pracy.