Zmiana przepisów od 1 grudnia 2021 r.

1 grudnia 2021 r. weszła w życie nowelizacja przepisów postępowania upadłościowego w związku z wejściem w życie przepisów ustawy o Krajowym Rejestrze Zadłużonych.

Zmiany mają charakter rewolucyjny. Postępowania upadłościowe rozpoznawane po 1 grudnia 2021 r. prowadzone są w formie elektronicznej.

• Jak zmiany te wpływają na obowiązki samych upadłych (dłużników), jak również wierzycieli czy syndyka?

W poniższym wpisie przybliżymy najważniejsze obowiązki wynikające z nowelizacji przepisów.

Krajowy Rejestr Zadłużonych a wniosek o ogłoszenie upadłości

Ustawą o Krajowym Rejestrze Zadłużonych wprowadzone zostały zmiany powodujące konieczność wnoszenia pism w postępowaniu upadłościowym za pomocą systemu teleinformatycznego, tj. w postaci elektronicznej.

Również sam wniosek o ogłoszenie upadłości powinien zostać złożony za pomocą sieci teleinformatycznej. Wniosek o ogłoszenie upadłości złożony inaczej niż za pomocą systemu teleinformatycznego nie wywoła skutku prawnego, tj. nie zostanie przez sąd rozpoznany i nie zostanie ogłoszona upadłość dłużnika, chyba że złoży go dłużnik w postępowaniu o ogłoszenie upadłości osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej (w tzw. postępowaniu konsumenckim).

Ponadto, załączniki do wniosku, które są wymagane przepisami prawa upadłościowego, również wnoszone są za pomocą systemu teleinformatycznego.

Jak złożyć wniosek o ogłoszenie upadłości elektronicznie?

Formularz: Wniosek o ogłoszenie upadłości od 1 grudnia 2021 r. należy zatem co do zasady składać za pomocą formularzy udostępnionych w systemie teleinformatycznym. Sam system teleinformatyczny działa w ramach Portalu Rejestrów Sądowych w zakładce Krajowy Rejestr Zadłużonych.

Wnioskodawca utworzyć musi konto w systemie, gdzie następnie należy się zalogować, wypełnić wniosek i dodać załączniki. Sam wniosek, jak i załączniki do wniosku wymagają złożenia podpisu elektronicznego. Jeżeli do wniosku załączone zostaną elektroniczne kopie dokumentów, wówczas wnioskodawca zobowiązany jest dostarczyć do sądu dokumenty te w oryginale lub w odpisach poświadczonych za zgodność z oryginałem w terminie 3 dni od dnia złożenia pisma elektronicznie.

Wniosek, jak również pozostałe dokumenty i pisma w systemie można podpisać za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, profilu zaufanego EPUAP lub podpisu elektronicznego wygenerowanego przez system Krajowego Rejestru Zadłużonych.

Czy wszystkie pisma w postępowaniu upadłościowym należy składać elektronicznie?

Nie wszystkie pisma w postępowaniu upadłościowym należy składać elektronicznie. Ustawa przewiduje wyjątki od powyższej zasady, a dotyczą one wierzycieli, którym przysługują należności ze stosunku pracy, z wyjątkiem m.in. roszczeń z tytułu wynagrodzenia reprezentanta upadłego , należności alimentacyjne oraz renty z tytułu odszkodowania za wywołanie choroby, niezdolności do pracy, kalectwa lub śmierci.

Podmioty te w dalszym ciągu uprawnione są do składania pism w postępowaniu w formie tradycyjnej – pisemnej.

Ponadto wyjątek tyczy się dłużników – osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, tj. konsumentów.

Elektronizacja doręczeń i elektroniczne akta

Poza zmianą polegającą na obowiązku składania pism za pomocą systemu teleinformatycznego, również pisma tworzone przez sąd czy syndyka doręczane są w toku postępowania za pomocą systemu teleinformatycznego.

Zmiana ta jest o tyle doniosła, że konieczne jest monitorowanie na bieżąco poczty elektronicznej, celem weryfikacji, czy nie doszło do doręczenia jakiegokolwiek pisma w sprawie. Co bowiem istotne, wraz z momentem wgrania pisma do systemu teleinformatycznego pismo uważane jest za doręczone, a co za tym idzie, od tej chwili biegnie termin do ustosunkowania się do jego treści.

W ramach Krajowego Rejestru Zadłużonych prowadzone są akta postępowania w formie elektronicznej. Krajowy Rejestr Zadłużonych jest rejestrem jawnym i każdy ma prawo zapoznać się z danymi ujawnionymi w Rejestrze oraz danymi objętymi treścią obwieszczeń za pomocą sieci Internet.

Dotychczas obwieszczenia dokonywane były za pomocą Monitora Sądowego i Gospodarczego, do którego w rzeczywistości dostęp był utrudniony dla przeciętnego użytkownika.

Ocena zmian w postępowaniu upadłościowym

 Zmiany, które weszły w życie 1 grudnia 2021 r. należy ocenić co do zasady pozytywnie. Sama elektronizacja postępowań jest rozwiązaniem pożądanym, które skutkować powinno w niedalekiej przyszłości przyspieszeniem rozpoznawania postępowań, jak również upowszechnieniem informacji o postępowaniach upadłościowych.

Zapraszamy na naszą stronę Kancelarii Prawnej wskp.pl i do kontaktu e-mail na kancelaria@wskp.pl.

Artykuł Wniosek o ogłoszenie upadłości przez Internet – aktualizacja 2023 pochodzi z serwisu Kancelaria Prawna i obsługa prawna firm - WSKP Kraków.

Choć zjawisko to może wydawać się pracodawcy korzystne, ma w końcu pracownika do dyspozycji w większym wymiarze czasowym, to musi pamiętać, że praktyka kumulowania zaległego urlopu może ostatecznie przynieść więcej szkody niż pożytku.

Przede wszystkim należy pamiętać o tym, że zgodnie z treścią art. 152 Kodeksu pracy, dalej jako „KP” pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego i pracownik nie może się takiego prawa zrzec. Pracodawca ostatecznie będzie musiał takiego urlopu udzielić, a jeżeli umowa z pracownikiem zostanie rozwiązana lub wygaśnie będzie musiał wypłacić pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop.

 Przepisy prawa pracy wskazują dokładnie do kiedy pracownik powinien wykorzystać swój zaległy urlop, a także określają kiedy pracownikowi należy się ekwiwalent za jego niewykorzystanie.

Obowiązek wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego

Obowiązek wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego wynika z treści art. 168 KP. Zgodnie z tym przepisem: urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego; nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167².

 Przepis wskazuje zatem wyraźnie na obowiązek udzielenia niewykorzystanego urlopu do końca września kolejnego roku kalendarzowego.

• Co jednak w sytuacji, gdy pracownik nie chce takiego urlopu wykorzystać?
• Czy pracodawca może wysłać go na taki urlop bez jego zgody?

Choć jeszcze do niedawna nie było w polskim porządku prawnym przepisu, który wprost wskazywałby na taką możliwość to Sąd Najwyższy m.in. w wyroku z dnia 25 stycznia 2005 r., I PK 124/05 stwierdził, że prawo do urlopu wypoczynkowego określone jest przepisami o charakterze bezwzględnie obowiązującym i to w odniesieniu do obu stron stosunku pracy. Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w określonym rozmiarze i terminie określonym według ustalonych zasad, a z drugiej strony pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu i nie może odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy.

Taki pogląd Sadu Najwyższego wskazywał na to, że pracownik rzeczywiście nie może odmówić skorzystania z zaległego urlopu udzielonego mu zgodnie z prawem pracy.

Obecnie, art. 15gc ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych wprowadzono przepis, który wprost wskazuje na możliwość udzielenia pracownikowi zaległego urlopu bez jego zgody, przynajmniej w okresie obowiązującego stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego. Zgodnie z tym przepisem: „W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać.”

Co więcej, pracodawca nie tyle ma możliwość udzielenia pracownikowi zaległego urlopu bez jego zgody, co musi to uczynić jeżeli pracownik nie chce takiej zgody wyrazić. Jeżeli pracodawca nie udzieli pracownikowi urlopu w terminie przewidzianym w art. 168 KP może narazić się na sankcje przewidziane art. 282 §1 pkt 2) KP. Przepis ten wskazuje, że kto, wbrew obowiązkowi nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Pracodawca powinien zatem pamiętać o obowiązku udzielenia pracownikowi zaległego urlopu, tak aby nie narazić się na niepotrzebną grzywnę.

Kodeks pracy przewiduje jeszcze jedną możliwość udzielenia pracodawcy urlopu bez jego zgody, ma to jednak ścisły związek ze zbliżającym się rozstaniem z tym pracownikiem.

Zgodnie z treścią art. 167¹ KP: „W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu. W takim przypadku wymiar udzielonego urlopu, z wyłączeniem urlopu zaległego, nie może przekraczać wymiaru wynikającego z przepisów art. 155¹”.

Pracodawca może zatem  w okresie wypowiedzenia umowy o pracę udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego, a pracownik nie może sprzeciwić się jego wykorzystaniu. Odwołanie do przepisu art. 155¹ KP oznacza, że do wymiaru urlopu przysługującego za rok, w którym następuje rozwiązanie umowy o pracę wskutek upływu okresu wypowiedzenia, stosuje się art. 155¹, przyznający urlop proporcjonalnie do okresu pracy w tym roku. Dzięki temu rozwiązaniu pracodawca może wpłynąć na zmniejszenie potencjalnego ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Wypłata ekwiwalentu

Pracodawca, obok sankcji za nieudzielenie urlopu zgodnie z prawem pracy poniesie finansowe konsekwencje kumulowania zaległych urlopów przez pracowników także w momencie, gdy dochodzi do wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy z takim pracownikiem.

Jeżeli pracownik nie wykorzysta w okresie zatrudnienia przysługującego mu urlopu to nabywa prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Obowiązek wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wynika wprost z treści art. 171 „KP”. Zgodnie z § 1 tego przepisu: „w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny”.

Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu dopiero w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, przez co pracodawca nie ma możliwości, aby wcześniej w trakcie zatrudnienia wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny w zamian za niewykorzystany urlop.

Wyjątek od obowiązku wypłaty ekwiwalentu wynika jedynie z art. 171 § 3 KP i dotyczy sytuacji, w której pracodawca bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę zawrze z tym pracownikiem nową umowę i strony postanowią, że zaległy urlop zostanie wykorzystany przez pracownika w trakcie trwania nowej umowy.

W doktrynie wskazuje się w tym przypadku na możliwość zawarcia szczególnej umowy o pracę poprzedzonej zawarciem odpowiedniego porozumienia z pracownikiem, której celem będzie właśnie wykorzystanie urlopu przez pracownika „w naturze”, co pozwoli pracodawcy na uniknięcie konieczności wypłaty ekwiwalentu, a pracownik dłużej będzie korzystał z uprawnień przewidzianych prawem pracy.

Pracodawca musi jednak pamiętać o zawarciu odpowiedniego porozumienia z pracownikiem o wykorzystaniu urlopu w trakcie kolejnej umowy, jeszcze przed wygaśnięciem poprzedniego stosunku pracy. W przeciwnym razie, w dniu wygaśnięcia stosunku pracy pracownik nabędzie prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Jak wskazywaliśmy już wyżej ekwiwalent, tak jak urlop jest prawem, którego pracownik nie może się zrzec, przez co zawarcie z nim nowej umowy stanie się bezprzedmiotowe.

Jeżeli stosunek pracy z pracownikiem ulegnie rozwiązaniu lub wygaśnie i nowa umowa nie zostanie zawarta to pracownik z dniem rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy nabywa prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop (zarówno bieżący, jak i zaległy), a na pracodawcy spoczywa obowiązek jego wypłaty. Co więcej, ekwiwalent taki nie jest elementem wynagrodzenia, przez co pracodawca powinien wypłacić go w ostatnim dniu stosunku pracy, bez względu na to kiedy wypłaca pracownikom wynagrodzenie.

Podsumowując, należy przestrzec pracodawców przed dopuszczeniem do sytuacji, w której ich pracownicy będą gromadzić zaległe urlopy. Niewykorzystanie przez pracowników urlopów w przewidzianych terminach może narazić pracodawcę na grzywnę lub konieczność wypłaty wysokiego ekwiwalentu pracownikowi po zakończeniu przez niego pracy.

Artykuł Zaległy urlop w czasach pandemii i wypłata ekwiwalentu za jego niewykorzystanie pochodzi z serwisu Kancelaria Prawna i obsługa prawna firm - WSKP Kraków.

1. Informuj i wymagaj zgody

Twoja strona internetowa, podobnie jak niemal wszystkie tego typu witryny, wykorzystuje pliki cookies. Najłatwiejszym sposobem na dopełnienie obowiązku informacyjnego i otrzymanie zgody użytkownika będzie klauzula z możliwością potwierdzenia zgody. Taką informację najlepiej umieścić w powiadomieniu typu pop up lub w pasku informacyjnym u dołu strony. Poniżej  stworzyliśmy dla Ciebie wzór przykładowego powiadomienia:
 

Treść powiadomienia możesz dowolnie modyfikować – szczególnie w zakresie serwisów tj. Instagram, Facebook czy YouTube, z którymi współpracujesz. Szczegółową treść dokumentów opracuj w ramach polityki prywatności i polityki cookies (o których pisaliśmy w poprzednim wpisie: RODO dla przedsiębiorców w pytaniach i odpowiedziach – część 2). W klauzuli wystarczające jest umieszczenie odpowiednich linków do tych dokumentów. Pamiętaj, by na koniec poinformować użytkownika, że może modyfikować domyślne ustawienia plików cookies. Najczęściej, będzie się to jednak wiązać z ograniczeniem w korzystaniu z serwisów partnerskich i brakiem innych funkcjonalności w poruszaniu się po witrynie.

2. RODO w zatrudnieniu – niezbędnik rekrutera

Jeśli twoja firma prężnie się rozwija to najwyższy czas na poszukiwanie nowych rąk do pracy. Jako przyszły pracodawca zadbaj o spełnienie wymogów RODO już na pierwszym etapie rekrutacji. Przygotuj ogłoszenie na konkretne stanowisko, w którym umieścisz klauzulę informacyjną z linkiem umożliwiającym zapoznanie się z polityką prywatności Twojej firmy. Może ona brzmieć następująco:
 

Kandydat, który chce aplikować na stanowisko w Twojej firmie musi wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych dla potrzeb danej rekrutacji. Możesz go poinformować, aby w CV zawarł zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez konkretnie Twoją firmę. Miej na uwadze, że jeśli nie zdecydujesz się podjąć współpracy z danym kandydatem powinieneś zniszczyć wysłane przez niego dokumenty, gdyż jako Administrator jesteś upoważniony przez RODO do przetwarzania danych osobowych tylko w niezbędnym zakresie. Jeśli jednak zależy Ci na stworzeniu bazy potencjalnych  kandydatów możesz poprosić kandydata o zawarcie odrębnej klauzuli w CV, gdzie wyrazi zgodę na przetwarzanie jego danych na poczet przyszłych rekrutacji.
W art. 22¹ § 1 Kodeksu Pracy znajdziesz katalog danych osobowych, których pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, obejmuje on: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez kandydata, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. We wcześniejszej wersji przywołanego przepisu pracodawca jedynie „mógł żądać” wymienionych danych osobowych, teraz zaś jest do tego zobligowany. Nasuwa się  zatem pytanie co z pozostałymi elementami CV, bez których wielu pracodawców nie wyobraża sobie efektywnej rekrutacji. Otóż dane kandydata biorącego udział w rekrutacji można oczywiście przetwarzać w zakresie szerszym niż wskazuje na to powyższy katalog. Trzeba jednak pamiętać, że dodatkowe dane osobowe  takie jak zdjęcie, referencje od poprzednich pracodawców czy zainteresowania kandydata można przetwarzać wyłącznie na podstawie dobrowolnej jego zgody.

3. Jak wdrożyć nowego pracownika?

a) podstawa prawna
Na etapie nawiązywania współpracy z nowo zatrudnionym pracownikiem nie możesz zapomnieć o obowiązkach jakie nakłada na Ciebie RODO. To właśnie na tym etapie przetwarzasz największą ilość jego danych osobowych ( w tym danych osobowych wrażliwych) więc jako Administrator musisz zadbać o każdy szczegół. Naszym zdaniem z punktu widzenia pracodawcy kluczowe jest posiadanie ważnych podstaw prawnych do przetwarzania danych Twoich pracowników. UODO podczas kontroli z pewnością w pierwszej kolejności zwróci uwagę, czy przetwarzasz tylko takie dane osobowe, co do których legitymujesz się odpowiednią podstawą prawną.
Podobnie jak w przypadku danych osobowych kandydata do pracy, o których pisaliśmy powyżej w Kodeksie Pracy znajdziemy katalog danych, których pracodawca żąda od pracownika już w procesie zatrudniania go. Katalog ten zgodnie z art. 22¹ §1 i 3 Kodeksu Pracy obejmuje: adres zamieszkania, numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,  wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Pracownik udostępnia swoje dane w formie oświadczenia. Pamiętaj, że RODO nie zabrania Ci żądać od pracownika potwierdzenia danej okoliczności np. dyplomu ukończenia konkretnych studiów, kursów itp. Z naszych obserwacji wynika, że wątpliwości wśród pracodawców pojawiają się najczęściej wtedy, gdy zamierzają przetwarzać dane osobowe pracownika, które wykraczają poza katalog z art. 22¹ § 3 Kodeksu Pracy. Warto więc zwrócić uwagę, że jeśli chcesz umieścić wizerunek pracownika w postaci zdjęcia na stronie internetowej lub planujesz wprowadzić identyfikatory w miejscu pracy, możesz przetwarzać takie dane osobowe tylko w oparciu o uprzednią zgodę pracownika.
b) minimalizacja danych
Zgodnie z zasadą minimalizacji danych pracodawca powinien pozyskiwać jedynie dane osobowe adekwatne i stosowne do celów, w których są przetwarzane, czyli do realizacji procesu zatrudnienia. Pierwszy dokument, który przychodzi na myśl w zakresie pozyskiwania danych osobowych pracownika, to kwestionariusz osobowy. Minimalizację procesu przetwarzania ułatwią Ci gotowe wzory kwestionariuszy pracowniczych umieszczane na rządowych stronach internetowych.
c) obowiązek informacyjny
Jeśli informowałaś/eś kandydatów na etapie rekrutacji, tym bardziej musisz kompleksowo poinformować pracownika o przetwarzaniu jego danych osobowych w momencie podejmowania współpracy. Pracodawca powinien przekazać pracownikowi wszystkie informacje wymagane przez art. 13 RODO w momencie pozyskania jego danych osobowych. Przyjętą w tym zakresie praktyką jest zamieszczanie treści obowiązku informacyjnego w umowie o pracę zawieranej z pracownikiem bądź w treści kwestionariusza osobowego. Jeśli modyfikujesz politykę przetwarzania danych osobowych w Twojej firmie, gdyż wymagają tego np. nowoprzyjęte rozwiązania techniczne pamiętaj, że ciąży na Tobie obowiązek aktualizacji celów przetwarzania danych, o których bezwzględnie musisz informować zatrudnionych, często także wymagać ich zgody.
d) upoważnienie
Upoważnienie pracownika to dokument sporządzony w formie pisemnej, dzięki któremu Administrator przyzwala pracownikowi na przetwarzanie danych osobowych w jego imieniu.
Przepisy prawa nie przewidują szczegółowych wytycznych co do treści upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. Proponujemy więc, by taki dokument zawierał przede wszystkim informacje o aktualnym Administratorze oraz dane pracownika, któremu przyznawane jest uprawnienie wraz z datą i miejscem wystawienia. Musisz zadbać także o to by w treści upoważnienia wskazać zakres danych osobowych, na których pracownik będzie miał prawo dokonywać operacji.
Warto umieścić sformułowanie mówiące o tym, że przetwarzanie danych osobowych przez wskazanego pracownika będzie odbywać się zgodnie z poleceniami Administratora i przez określony czas – zwykle do momentu zakończenia zatrudnienia w danej firmie oraz postanowienie umożliwiające cofnięcie upoważnienia w dowolnym momencie. Często spotykaną praktyką jest nałożenie na pracownika obowiązku zachowania poufności nie tylko przez okres, w którym przetwarza on dane, ale również po zakończeniu współpracy lub cofnięciu upoważnienia.

RODO w zatrudnieniu to niezwykle obszerny i wielowątkowy temat. Przetwarzanie danych osobowych nie kończy się przecież na tradycyjnych papierowych nośnikach. Dlatego zapraszamy Cię do następnego wpisu, gdzie przeczytasz o monitoringu w miejscu pracy, lokalizowaniu pracownika przez GPS oraz pracy zdalnej – a wszystko to w ujęciu RODO w przystępnej formule case study.
Jeśli towarzyszą ci jakiekolwiek wątpliwości prawne związane ze stosowaniem RODO w Twojej firmie,
zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią!
 

Artykuł RODO dla przedsiębiorców w pytaniach i odpowiedziach – część 3 pochodzi z serwisu Kancelaria Prawna i obsługa prawna firm - WSKP Kraków.

• Zobacz poprzedni wpis:
  Działalność e-commerce – czyli co powinien zawierać regulamin sklepu internetowego – cz. 1

Dzisiaj przedstawimy krok po kroku w jaki sposób stworzyć regulamin oraz co w nim umieścić, aby odpowiadał on obowiązującym przepisom prawa, spełniał swoje założenia i funkcje oraz był przystępny nie tylko dla klientów, ale też dla samego przedsiębiorcy. 

Najważniejsze elementy regulaminu sklepu internetowego

Przede wszystkim, przed przygotowaniem regulaminu sklepu internetowego, każdy przedsiębiorca powinien się zastanowić w jaki sposób zorganizowany jest jej/jego biznes e-commers. Regulamin ma porządkować zachodzące w sklepie procesy, a nie stanowić dodatkowy, biurokratyczny dokument, którego i tak nikt nie czyta. Dobrze napisany regulamin sklepu internetowego, zawiera podział na części (opcjonalnie paragrafy), co porządkuje jego treść i ułatwia znalezienie poszczególnych postanowień. Każdy przedsiębiorca, który opracowuje regulamin swojego sklepu internetowego powinien więc odpowiedzieć sobie na kilka prostych pytań. Odpowiedzi na zadane pytania będą tak naprawdę stanowiły ramy regulaminu sklepu internetowego.
.

1. Kto jest właścicielem sklepu internetowego?

W pierwszej kolejności trzeba podać dane przedsiębiorcy prowadzącego sklep internetowy – może być to imię i nazwisko, nr NIP oraz adres prowadzonej działalności zgodny z wpisem do CEIDG. Jeśli sprzedawcą jest spółka należy podać jej dane rejestracyjne, zgodne z wpisem do KRS. Dodatkowo ważnym elementem jest podanie sposobu w jaki klient może ze sprzedawcą się skontaktować – np. poprzez wskazanie adresu e-mail lub numeru telefonicznego.
 

2. Kim są klienci sklepu internetowego?

Może zdarzyć się sytuacja, w której w sklepie będą mogli kupować tylko przedsiębiorcy. Wtedy taka informacja powinna być wyraźnie wskazana. Jeżeli sprzedawca chce inaczej uregulować uprawnienia klientów – przedsiębiorców, od klientów – konsumentów, to na wstępie dobrze jest wprowadzić tzw. słownik pojęć. Ułatwi to potem formułowanie dalszych postanowień regulaminu. Druga kwestia wiąże się z określeniem szczególnych cech klientów – np. wieku czy zakupów w sklepie internetowym będą mogły dokonać osoby małoletnie (poniżej 18 roku życia).
 

3. Jakie produkty będą w sklepie sprzedawane?

Charakterystyka sprzedawanych produktów lub oferowanych usług powinna być wyczerpująca na tyle, żeby w sposób jasny opisywała przedmiot transakcji. Warto oprócz zamieszczenia dokładnego opisu produktu na stronie, wprowadzić definicję produktu do regulaminu. 
Uwaga! Niektóre kategorie produktów takie jak zabawki, żywność, kosmetyki czy leki objęte są dodatkowymi obowiązkami informacyjnymi.
 

4. Czy za pośrednictwem sklepu będą świadczone jeszcze jakieś usługi?

Czasami przedsiębiorcy decydują się na zaoferowanie klientom korzystającym z ich strony dodatkowych usług, takich jak np. usługa polegająca na wysyłce newslettera. Oprócz umożliwienia klientom dokonania zakupu w sklepie internetowym, przedsiębiorcy niejednokrotnie oferują możliwość założenia konta w sklepie i np. skorzystania z dodatkowych rabatów. Zasady świadczenia takich usług również powinny być opisane w regulaminie.
 

5. W jaki sposób klienci mogą korzystać ze sklepu? 

Odpowiedź na to pytanie dotyczy przede wszystkim aspektów technicznych. Innymi słowy regulamin sklepu internetowego powinien określać, jaką wersję przeglądarki internetowej klient powinien posiadać, żeby mógł w sposób niezakłócony korzystać ze wszystkich funkcjonalności sklepu internetowego, a także informację o stabilnym połączeniu z Internetem. Mimo, że kwestie te wydają się być oczywiste, zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną powinny być opisane w regulaminie.
 

6. Jak krok po kroku kupić produkt w sklepie?

Ta część regulaminu sklepu internetowego powinna zawierać czytelną instrukcję jakie po kolei kroki klient powinien podjąć, żeby kupić produkt w sklepie internetowym. Informacje te powinny być podane w czytelny i zrozumiały sposób.
 

7. Jak klient może za produkt zapłacić?

Regulamin sklepu internetowego powinien również określać dopuszczalne sposoby płatności. Jeżeli przedsiębiorca korzysta z tzw. „szybkich płatności” celowe będzie wskazanie również odwołania do regulaminów tych serwisów.
 

8. W jaki sposób zorganizowana będzie dostawa produktu?

Uregulowanie sposobu dostawy oraz kosztów z nią związanych jest również istotną częścią regulaminu sklepu internetowego. Ponadto przedsiębiorcy, którzy zastanawiają się nad poszerzeniem działalności poza tereny Polski, powinni pamiętać, poinformować swoich klientów o ewentualnych dodatkowych opłatach takich jak np. cło lub zwiększone koszty dostawy w przypadku przesyłek zagranicznych.
 

9. Kto i kiedy może skorzystać z prawa odstąpienia od umowy sprzedaży?

Konieczne jest w regulaminie sklepu internetowego odniesienie się do przysługującego konsumentom prawa odstąpienia od umowy. Co do zasady termin umożliwiający konsumentowi (a od 1.01.2021 również przedsiębiorcy prowadzącemu jednoosobową działalność gospodarczą, który dokonał zakupu w zakresie niezwiązanym z przeważającym przedmiotem tej działalności) na odstąpienie od umowy zawartej na odległość wynosi 14 dni, odkąd klient taki otrzymał informację o przysługującym mu prawie od przedsiębiorcy. Natomiast, jeżeli sprzedawca nie poinformuje klienta o przysługującym mu prawie do odstąpienia od umowy, to wyżej wskazany termin 14 dniowy wydłuży się aż o 12 miesięcy. 
(UWAGA! W niektórych przypadkach możliwe jest wyłączenie prawa odstąpienia od umowy – np. jeżeli sprzedawany produkt został wykonany na zamówienie i uwzględnia indywidualne potrzeby lub preferencje klienta – zawsze jednak należy pamiętać, żeby opisać to w regulaminie sklepu internetowego). 
 

10. W jaki sposób rozpatrywane są reklamacje?

Dobrze opisana i sprecyzowana w regulaminie sklepu internetowego procedura reklamacyjna, potrafi nie tylko zorganizować, ale też zautomatyzować proces rozpatrywania reklamacji przez przedsiębiorcę. W zależności od rodzaju sprzedawanych produktów, reklamacji może być mniej lub więcej, ale jedno jest pewne – regulamin sklepu internetowego powinien precyzować nie tylko sposób składania reklamacji, ale też sposób i termin ich rozpatrzenia przez przedsiębiorcę.
 

11. Za co sprzedawca ponosi odpowiedzialność?

Sprzedawca odpowiada przede wszystkim za zgodność sprzedawanych produktów z ich opisem i celem, któremu mają służyć. Jednak odpowiedzialność sprzedawcy nie ogranicza się tylko do samego produktu, dotyczy ona również prawidłowego sformułowania treści regulaminu sklepu internetowego i przestrzegania procedur przewidzianych w regulaminie.
 

12. W jaki sposób rozwiązywane są spory związane ze sprzedażą produktów w sklepie internetowym?

Przede wszystkim spory powinny być rozwiązywane w sposób polubowny. Jeżeli porozumienie nie jest możliwe sprawa może skończyć się w sądzie, co niestety wiąże się często z długotrwałym i kosztownym sporem. Warto więc w rozmowie z klientem podjąć próbę polubownego rozwiązania spornej sprawy.

Podsumowując, warto tworząc regulamin sklepu internetowego, przeanalizować wyżej wskazane pytania. Odpowiedzi na nie stanowią tak naprawdę opis postanowień, które powinny znaleźć się w każdym regulaminie sklepu internetowego. Niektóre elementy wydają się oczywiste, a inne mogą budzić wątpliwości. W takiej sytuacji zapraszamy do kontaktu. Źle sformułowane postanowienie regulaminu sklepu internetowego może stanowić klauzulę niedozwoloną, za której stosowanie na przedsiębiorcę może zostać nałożona kara.
Tematykę klauzul niedozwolonych omówiliśmy w ostatnim wpisie: Działalność e-commerce – czyli co powinien zawierać regulamin sklepu internetowego – cz. 1 : Klauzule niedozwolone w regulaminie
W przypadku pytań dotyczących treści regulaminu sklepu lub innego serwisu internetowego – zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią.

Artykuł Działalność e-commerce – czyli co powinien zawierać regulamin sklepu internetowego – cz. 2 pochodzi z serwisu Kancelaria Prawna i obsługa prawna firm - WSKP Kraków.

Obowiązki informacyjne

Regulamin sklepu internetowego musi zawierać dane dotyczące sprzedawcy, umożliwiające jego identyfikację. Podstawowe dane jakie sprzedawca powinien udostępnić, określa między innymi ustawa Prawo przedsiębiorców. Art. 20 niniejszej ustawy nakazuje przedsiębiorcy podania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) w zakresie prowadzenia swojej działalności. W przypadku sklepu prowadzonego w formie spółek kapitałowych, dodatkowo numer z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Z kolei zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną sprzedawca zobowiązany jest w sposób wyraźny, jednoznaczny na swojej stronie internetowej podać m.in.:

• adresy elektroniczne;
• imię, nazwisko;
• nazwę lub firmę;
• siedzibę i adres

Regulamin sklepu internetowego 2021: najnowsze zmiany dotyczące konsumenta

Nowelizacja Ustawy o prawach konsumenta i Kodeksu cywilnego, która weszła w życie 1 stycznia 2021 roku zmodyfikowała dotychczasową definicję konsumenta. Do tej pory w regulaminach sklepów internetowych mogliśmy doszukać się jedynie dwóch podmiotów, z którymi można zawrzeć umowę, konsumentów oraz przedsiębiorców. Obecnie do grona konsumentów w określonych sytuacjach będą mogli być zaliczeni również przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą (JDG). Dzięki wprowadzonym zmianom, osoby prowadzące działalność gospodarczą, które zawrą umowę w zakresie niezwiązanym z przeważający przedmiotem ich działalności, zyskają dodatkową ochronę przewidzianą dotychczas jedynie dla konsumentów. Zmiany dotyczą między innymi, niedozwolonych postanowień umownych (tzw. klauzul abuzywnych), rękojmi za wady oraz prawa odstąpienia od umowy. Obecnie przedsiębiorcy, w ramach prowadzonych przez siebie sklepów internetowych muszą dostosować swoje wzorce umów (regulaminy) oraz przewidzieć nowe procedury w zakresie weryfikacji możliwości skorzystania przez przedsiębiorców z nowych praw. Dlatego tworząc zupełnie nowy regulamin dla sklepu, należy zwrócić szczególną  uwagę na jego aktualność, w kontekście zmieniających się przepisów prawa.
 

Klauzule niedozwolone

Najczęstszym problemem z regulaminów sklepów internetowych jest kopiowanie regulaminów innych sklepów, bez wcześniejszej analizy i konfrontacji z aktualnymi przepisami prawa. Taka praktyka prowadzi do powielania błędów, które mogą wywołać negatywne skutki szczególnie dla przedsiębiorcy, a ponadto może stanowić naruszenie praw autorskich, jeżeli regulamin, który jest kopiowany może być uznany za utwór w rozumieniu prawa autorskiego.
Przede wszystkim kopiowane regulaminy sklepów internetowych mogą zawierać klauzule niedozwolone (inaczej zwane klauzulami abuzywnymi). Pamiętaj, aby tworzony przez Ciebie regulamin sklepu w szczególności:

• nie ograniczał praw konsumenta;
• nie nakładał dodatkowych obowiązków na konsumenta;
• nie rozszerzał uprawnień sprzedającego;
• ani nie wyłączał odpowiedzialności sprzedającego.

 
Jeżeli zastanawiasz się czy klauzula, którą chcesz zastosować w swoim regulaminie jest dozwolona, warto zajrzeć do rejestru klauzul niedozwolonych prowadzonych przez Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK). Rejestr ten posiada zbiór klauzul abuzywnych, które zostały uznane za niezgodne z prawem na mocy postanowień Sądu Ochrony Konkurencji i Konsumentów.
 

Odpowiedzialność sprzedawcy za używanie klauzul niedozwolonych

Użycie klauzuli abuzywnej może narazić sprzedawcę na spore koszty związane z postępowaniami prowadzonymi przez Sąd Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Każdy złożony pozew w ramach kontroli abstrakcyjnej to dodatkowy koszt dla przedsiębiorcy. Stosowanie w regulaminie klauzul niedozwolonych wiąże się z ryzykiem przeprowadzenia  kontroli ze strony UOKiK. W momencie wykrycia i stwierdzenia naruszenia przepisów, na przedsiębiorcę może zostać nałożona kara finansowa, która wynosi 10% obrotu osiągniętego w roku obrotowym poprzedzającym rok nałożenia kary.
 

Klienci zagraniczni

Dzięki obecnej technologii sprzedawca może za pomocą Internetu dotrzeć do najdalszych regionów, zasadniczo najmniejszy biznes może zostać zauważony przez setki potencjalnych klientów z całego świata. Jeżeli chcesz, aby Twoja działalność sięgała np. rynku europejskiego pamiętaj, że regulamin sklepu internetowego musi być czytelny i zrozumiały również dla zagranicznego klienta.
Pamiętaj,  aby nie powielać najczęstszych błędów przedsiębiorców. Najczęstszym błędem sprzedawców internetowych jest tłumaczenie wprost regulaminów przygotowanych dla polskiego klienta. Należy pamiętać, że takie działanie niesie za sobą ryzyko. Źle przygotowany regulamin sklepu internetowego może być nie tylko niezgodny z prawnymi regulacjami zagranicznych państw, ale także nie posiadać żadnej mocy prawnej. W tym przypadku najlepiej skorzystać z usług profesjonalistów, którzy sporządzą regulamin z uwzględnieniem unijnych lub międzynarodowych norm prawnych.
 

Jurysdykcja sądów

Jest rzeczą oczywistą, że systemy prawne państw członkowskich Unii Europejskiej różnią się między sobą. Przede wszystkim należy wskazać różnice w interpretacji pojęć ,,konsument”, ,,umowa sprzedaży”, ,,umowa sprzedaży zawierana z konsumentem”. Aby uchronić się przed komplikacjami związanymi ewentualnym procesem sądowym, europejskie ustawodawstwo przyjmuje akty prawne w postaci rozporządzeń, które to określają swoiste ,,reguły” zawierania umów między stronami.
Umowa jurysdykcyjna nie może być skutecznie zawarta jako postanowienie w regulaminie sklepu internetowego, ponieważ postanowienie takie z góry zakładałoby powstanie sporu, którego nie da się przewidzieć. Bez znaczenia w tym zakresie pozostaje to czy w regulaminie wskazuje się po prostu na właściwość sądów danego państwa członkowskiego, czy też zastrzega się warunek że ich jurysdykcja stanie się aktualna jedynie po powstaniu sporu. W umowie nie można bowiem antycypować sporu, który jeszcze nie zaistniał (tak: dr hab. Konrad Osajda, Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1215/2012 w sprawie jurysdykcji i uznawania orzeczeń sądowych oraz ich wykonywania w sprawach cywilnych i handlowych (wersja przekształcona) Komentarz, Wyd.1, 2019).

Szerzej kwestię tego, jak zgodnie z prawem stworzyć regulamin sklepu internetowego, założyć sklep internetowy oraz na co zwrócić szczególną uwagę omówimy w naszych kolejnych wpisach!
Śledź naszego bloga i profil na Facebooku, aby nie przegapić naszych kolejnych wpisów!
 

Wpisy powiązane z e-commerce:

• RODO dla przedsiębiorców w pytaniach i odpowiedziach
• RODO dla przedsiębiorców – cz.II Jakie obowiązki?

Artykuł Działalność e-commerce – czyli co powinien zawierać regulamin sklepu internetowego – cz. 1 pochodzi z serwisu Kancelaria Prawna i obsługa prawna firm - WSKP Kraków.

1. RODO w sieci. Nie daj się złapać.

Podczas gdy firmy masowo przenoszą swoją działalność do internetu, a konsumenci coraz chętniej korzystają z bezpiecznych zakupów on-line musisz uświadomić sobie jak wiele operacji na danych  osobowych przeprowadzasz jako administrator danych przy transakcjach na odległość. (dowiedz się czy jesteś administratorem danych osobowych z naszego poprzedniego wpisu →  RODO dla przedsiębiorców w pytaniach i odpowiedziach.
 

 

2. Twoje obowiązki.

RODO nakłada na administratora danych osobowych (ADO) mnóstwo wymogów począwszy od obowiązków względem, osób których dane przetwarza, po czynności, które musi wykonać wobec organu nadzorczego. Z punktu widzenia działalności w internecie te pierwsze wydają się niezwykle istotne. Warto wspomnieć tylko, że obowiązki wobec organu nadzorczego polegają głównie na zgłaszaniu naruszeń ochrony danych osobowych, co nie ulega wątpliwości – również w branży e-commerce – zdarza się. Na wszelki wypadek przygotuj więc procedurę ewidencjonowania naruszeń
i miej pod ręką wzór raportu z naruszeń danych osobowych. Wychodzimy z założenia, że lepiej jest zapobiegać naruszeniom przez świadome i staranne przetwarzanie danych niż brać odpowiedzialność za niekontrolowany ich wyciek lub utratę. Jeśli jednak taki incydent zdarzy się w Twojej firmie w ciągu 72 godzin musisz podjąć decyzję czy zgłaszasz naruszenie do Prezesa UODO, czy nie. Formularze do  zgłoszeń znajdziesz na stronie UODO pod linkiem: https://uodo.gov.pl/pl/134/233.
 
Art. 24 i następne RODO, stanowią, że jako administrator jesteś zobowiązany:

• wdrażać odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie danych osobowych odbywało się zgodnie z przepisami RODO
• wykazać, że proces przetwarzania danych osobowych jest
  zgodny z przepisami RODO (najczęściej za pomocą kodeksów postępowania i mechanizmów certyfikacji)
• wdrażać odpowiednie polityki ochrony danych;
• chronić dane w tzw. „fazie projektowania” (wstępnej) przetwarzając je tylko w zakresie niezbędnym dla konkretnego celu przetwarzania;
• prowadzić dokumentację opisującą sposób, cele i środki przetwarzania danych;
• zapewnić kontrolę nad tym, jakie dane osobowe, kiedy, komu i w jakim celu powierzasz;
• zapewnić, że do przetwarzania danych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające odpowiednie upoważnienie i że przetwarzają dane wyłącznie na Twoje polecenie;
• szkolić osoby, które mają dostęp do danych i uświadamiać je zakresie bezpieczeństwa danych;
• prowadzić rejestr osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych;
• poinformować osoby, których dane dotyczą o prawach które im przysługują, o adresie swojej siedziby, celu zbierania i przetwarzania danych i o dalszych podmiotach, którym powierzasz ich dane (tzw. obowiązek informacyjny);
• współpracować z organem nadzorczym (w zakresie wcześniej wspomnianych naruszeń bezpieczeństwa danych)
• zawiadomić podmioty, których dane osobowe zostały naruszone: bez zbędnej zwłoki, jasnym i prostym językiem, opisując charakter naruszenia i środki przez Ciebie poczynione;
• przeprowadzić analizy ryzyka oraz w razie konieczności opracować oceny skutków naruszeń;

3. Wymagane dokumenty

Wiesz już, że ciąży na Tobie bardzo wiele obowiązków i zapewne zastanawiasz się jak zapewnić
w swoim sklepie internetowym bezpieczne przetwarzanie danych osobowych? Wskazówek dostarcza już sama treść rozporządzenia, gdyż przykładowy wykaz środków ujęty został w art. 32 RODO i zalicza się do nich:

• pseudonimizację i szyfrowanie danych osobowych;
• zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania;
• zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego;
• regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych
  i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania.

Analiza ryzyka
Aby ustalić, czy stopień bezpieczeństwa przetwarzania danych jest odpowiedni, radzimy Ci przeprowadzić analizę ryzyka. Zastanów się w jaki sposób przetwarzane przez Ciebie dane mogą zostać narażone na dostęp nieuprawnionych osób i stwórz prostą tabelę, w której opiszesz na czym polega każdy z możliwych incydentów i ile trwać może niechciana ekspozycja danych.
 
Rejestr przetwarzania
Ogromne znaczenie dla ochrony danych osobowych ma również tzw. rejestr przetwarzania.  Po pierwsze uświadom sobie w jakich sytuacjach przetwarzasz dane osobowe swoich klientów bądź użytkowników, następnie sprecyzuj jakie dane osobowe przetwarzasz w ramach tych operacji (o tym jakie czynności obejmuje przetwarzanie i co rozumieć pod pojęciem „dane osobowe” przeczytasz w naszym poprzednim wpisie o RODO dla firm.
W Twoim rejestrze zgodnie z art. 30 RODO muszą znaleźć się następujące informacje:

1. imię i nazwisko oraz dane kontaktowe administratora (jeśli prowadzisz np. jednoosobową działalność gospodarczą podaj swoje dane, jeśli działasz w formie spółki pamiętaj, że to ona jest administratorem danych osobowych);
2. cele przetwarzania danych (np. zakładanie konta przez klienta, podawanie e-maila do newslettera, realizowanie i wysyłka zamówień, wystawianie faktur, informowanie klientów o konkursach czy promocjach);
3. kategorie osób, których dane są przetwarzane oraz kategorie danych (np. klienci posiadający konto w Twoim sklepie: imię, nazwisko, e-mail, realizowanie i wysyłka zamówień: imię, nazwisko, e-mail, adres zamieszkania, numer telefonu);
4. kategorie odbiorców, którym dane zostaną ujawnione (tutaj najczęściej będzie brak, bo przecież nie masz zamiaru ujawniać nikomu danych);
5. informacje o ewentualnym przekazywaniu danych do państwa trzeciego i podanie jego nazwy;
6. jeżeli jest to możliwe, planowany termin usunięcia danych osobowych (np. usuniecie danych klienta, który dokonał zakupu bez zakładania konta, rezygnacja z otrzymywania newslettera)
7. jeżeli jest to możliwe ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa (np. dostęp do komputera i danych zabezpieczony hasłem, określenie sposobu weryfikacji, certyfikat SSL dla domeny, ochrona antywirusowa na komputerze).

Zwolnione z obowiązku prowadzenia rejestru mogą być podmioty, które przetwarzają dane w sposób sporadyczny, sklepy internetowe jednak nie mogą być zaliczone do takich podmiotów.
 
Umowa powierzenia
Przepisy RODO szczególną uwagę przywiązują do podmiotów, które w imieniu administratora przetwarzają dane osobowe. Przykładem podmiotu przetwarzającego będzie np. firma kurierska, która dostarcza Twoje towary do klientów lub firma księgująca przelewy. Pamiętaj, że podmiot przetwarzający działa w Twoim imieniu na podstawie umowy. RODO dopuszcza zawarcie umowy również w formie elektronicznej. Umowa musi określać przedmiot i czas trwania przetwarzania, jego charakter i cel. Aby kontrolować przepływ danych między Tobą, a Twoimi kontrahentami stwórz wykaz wszystkich podmiotów, którym powierzasz przetwarzanie danych wraz z opisem celu, dla którego do tego przetwarzania dochodzi, charakteru powierzenia i czasu. Zwróć uwagę czy podmioty, którym powierzasz dane, zapewniają stosowanie odpowiednich środków ochrony danych osobowych. Bez względu na wszystko  jesteś odpowiedzialny za dane, które powierzasz swoim kontrahentom.
 
Polityka prywatności
Na koniec kilka słów o polityce prywatności.  Polityka prywatności to dokument, który powinien znaleźć się na stronie internetowej każdego podmiotu, który przetwarza dane osobowe. Za pomocą polityki prywatności dopełniasz obowiązku informacyjnego, który nakłada na Ciebie treść RODO. Dokument powinien więc zawierać wszystkie informacje o sposobie zbierania i przetwarzania danych osobowych za pośrednictwem Twojej strony internetowej. Rozważ umieszczenie polityki prywatności w widocznym i łatwo dostępnym dla użytkownika miejscu  np. w postaci linku w stopce.  Ponadto, polityka prywatności to miejsce na poinformowanie Twoich użytkowników, że zbierasz  pliki cookies czyli tzw. „ciasteczka” – pamiętaj, że na administratorze bezwzględnie spoczywa wymóg uzyskania zgody użytkownika w tym zakreise. Jeśli używasz Google Analytics, Pixela Facebooka, różnego rodzaju wtyczek w tym społecznościowych czy narzędzi do powiadomień „push” informacja o tym również powinna znaleźć się w treści polityki prywatności.
 
Bezpieczne przetwarzanie danych osobowych osiągniesz wyłącznie dzięki starannej procedurze wdrożenia RODO i systematycznej, przejrzystej dokumentacji. Jeśli potrzebujesz pomocy w stworzeniu formularzy i wzorów, dostosowanych do prowadzonej przez Ciebie działalności skontaktuj się z nami!
Zapraszamy do śledzenia kolejnego wpisu, w którym poruszymy między innymi kwestie monitoringu w miejscu pracy, klauzul rekrutacyjnych, wykorzystywaniu wizerunku pracownika, upoważnieniach do przetwarzania danych i inne, na które warto zwrócić uwagę stosując RODO w zatrudnieniu.
 
 

Artykuł RODO dla przedsiębiorców w pytaniach i odpowiedziach – część 2 pochodzi z serwisu Kancelaria Prawna i obsługa prawna firm - WSKP Kraków.

1. Od przystępnej teorii do praktyki

RODO czyli Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych, w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
Tekst rozporządzenia obowiązuje na terenie całej Unii Europejskiej. Każda forma działalności związana z przetwarzaniem danych osobowych osób przebywających w Polsce będzie pociągać za sobą obowiązek zastosowania nie tylko RODO, ale także krajowych przepisów wdrażających RODO w polskim systemie prawnym. Ponadto, podmiot przetwarzający dane osobowe i tak będzie musiał stosować przepisy RODO, o ile oferuje towary i usługi na terenie UE. Tym sposobem zagraniczny przedsiębiorca przebywający na terytorium Polski, korzystający z usług np. operatora internetowego, który nie ma w Polsce siedziby czy oddziału może domagać się ochrony na podstawie RODO jeśli usługa, z której korzysta jest dostępna w języku polskim i można zapłacić za nią w polskiej walucie. Eksterytorialność RODO wiązać się będzie z koniecznością spełnienia wielu nowych obowiązków przez podmioty, które wcześniej mogły uniknąć stosowania unijnych przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych. Ceną za ujednolicenie procedur jest obszerne ujmowanie zagadnień w tym posługiwanie się wieloma pojęciami. Doprecyzowanie przynajmniej tych zasadniczych ma fundamentalne znaczenie dla prawidłowego stosowania polityki ochrony danych osobowych w Twojej firmie.
Które z pojęć powinnaś/powinieneś znać? Najistotniejsze dla regulacji pojęcia zostały zdefiniowane w art. 4 RODO, a w części też doprecyzowane w preambule do RODO. Chodzi w szczególności o pojęcie danych osobowych, danych osobowych szczególnej kategorii, administratora danych osobowych, przetwarzania danych oraz podmiotu przetwarzającego dane. Dane osobowe mogą przybierać różną formę, począwszy od identyfikatorów takich jak imię i nazwisko, numerów identyfikacyjnych takich jak PESEL, wykazów informacji zawierających dane, po zdjęcia, filmy czy dane biometryczne (np. odciski linii papilarnych, głos, pismo). Zawsze muszą być to informacje, które dotyczą osoby fizycznej, bądź pozwalają na jej identyfikację. Warto pamiętać, że katalog danych osobowych szczególnej kategorii tzw. danych wrażliwych (w odróżnieniu od katalogu danych osobowych) jest katalogiem zamkniętym.
 

 
Podmiotem odpowiedzialnym za zgodne z przepisami prawa przetwarzanie danych osobowych jest tzw. administrator danych osobowych. Zgodnie z RODO administratorem danych osobowych nie jest osoba, która przetwarza dane w celach osobistych lub domowych.  Czy jesteś administratorem? Jeśli decydujesz o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych z pewnością tak. Przedsiębiorca zawsze jest administratorem danych osobowych wykorzystywanych w zakresie prowadzonej przez siebie działalności. W przypadku osób fizycznych kwestia jest jednoznaczna,
zaś w przypadku osób prawnych administratorem danych będzie zawsze spółka, a nie jej organ, czy konkretna osoba w nim zasiadająca.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się czy jako administrator dopełniasz wszystkich obowiązków jakie nakłada na Ciebie RODO zapraszamy do naszych kolejnych wpisów.
Prawodawca unijny przewidział sytuację, w której administrator upoważni do przetwarzania danych osobowych w jego imieniu inny podmiot. Jeśli administrator nie będzie sam przetwarzał danych, których jest administratorem, zleci to tzw. podmiotowi przetwarzającemu. Podmiot taki nie jest zatem administratorem danych, jeśli przetwarza dane w imieniu administratora, ale tylko wykonawcą zlecenia. Podmiot przetwarzający dane osobowe powinien przetwarzać je na podstawie pisemnej zgody administratora. Przepisy RODO nie wymagają, aby przetwarzanie odbywało się na podstawie odrębnie zawartej umowy powierzenia. Można więc umieścić warunki przetwarzania danych bezpośrednio w umowie zawieranej z kontrahentem.
Sama definicja przetwarzania danych zawarta w art. 4 pkt 2 RODO polega na przykładowym wyliczeniu działań na danych osobowych zwłaszcza takich jak zbieranie, przechowywanie, adaptowanie, modyfikowanie, rozpowszechnianie, usuwanie. Proces przetwarzania danych może obejmować jedną albo więcej operacji oznacza to, że wykonanie nawet jednej operacji na danych będzie oznaczało ich  przetwarzanie.
Odpowiedzi na pytania jak prawidłowo przetwarzać i przechowywać dane osobowe oraz jak trwale je usunąć znajdziesz w kolejnych artykułach.
 

2. Czy musisz wdrożyć RODO w swojej firmie?

Uruchamiasz swój sklep internetowy, pozyskujesz nowych klientów, rozpoczynasz współpracę
z firmą kurierską, przeprowadzasz rozmowy kwalifikacyjne i zatrudniasz nowych pracowników,
w końcu montujesz system monitoringu wizyjnego. To jak wiele danych osobowych napływa do Ciebie podczas tych działań zależy od zakresu Twojej działalności i zawsze musi zostać zabezpieczone przez ich przejrzyste gromadzenie i rzetelne przechowywanie. Krótko mówiąc, każdy przedsiębiorca, który chce legalnie sprzedawać produkty lub świadczyć usługi obywatelom UE musi stosować się do przepisów RODO. Do RODO muszą stosować się również osoby, które wprawdzie nie prowadzą działalności gospodarczej, ale przetwarzanie danych odbywa się w związku z jakąś ich zorganizowaną aktywnością, np. blogerzy internetowi wysyłający newslettery.
Oprócz oczywistych obowiązków administratora danych osobowych, których temat poruszymy
w następnym wpisie warto zadbać także o szczegóły: stopkę e-mail z klauzulą informacyjną, upoważnienia dla pracowników do przetwarzania danych osobowych, analizę ryzyka naruszenia danych osobowych w Twojej firmie czy zbiór zasad wewnętrznej procedury postępowania w przypadku ich naruszenia. Jeśli zatrudniasz pracowników warto rozważyć także przeprowadzenie szkolenia z zakresu RODO.

3. Skuteczne, proporcjonalne i odstraszające – czy warto się bać?

Mowa oczywiście o administracyjnych karach pieniężnych nakładanych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Bać się z pewnością nie warto, opłaca się jednak uważać.
Z naciskiem na „opłaca” ponieważ kary sięgają wysokości 20 mln EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa (w rozumieniu art. 101 i 102 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej) –  w wysokości do 4 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego.  Kwota może przyprawić o zawrót głowy, dlatego lepiej upewnić się, czy wszystkie operacje na danych osobowych przebiegają właściwie. Jeśli potrzebujesz porady prawnej bądź planujesz wdrożyć politykę RODO w swojej firmie skorzystaj z naszego doświadczenia.
 

 
 
Zapraszamy do śledzenia kolejnych wpisów, w których znajdą się między innymi praktyczne wskazówki na temat „RODO w miejscu pracy” oraz „RODO od B2B po sklep internetowy”.
 
Upewnij się, czy wszystkie operacje na danych osobowych w twojej firmie przebiegają właściwie. Jeśli potrzebujesz porady prawnej bądź planujesz wdrożyć politykę RODO zapraszamy do kontaktu!
 
 

Artykuł RODO dla przedsiębiorców w pytaniach i odpowiedziach pochodzi z serwisu Kancelaria Prawna i obsługa prawna firm - WSKP Kraków.

• Zobacz wpis: Jak przekształcić spółkę komandytową w spółkę jawną – cz.1

do przekształcenia spółki konieczne jest:

1. Sporządzenie planu przekształcenia spółki wraz z załącznikami;
2. Powzięcie uchwały o przekształceniu spółki;
3. Powołanie członków organów spółki przekształconej albo określenie wspólników prowadzących sprawy tej spółki i reprezentujących ją;
4. Dokonanie wpisu spółki przekształconej i wykreślenia spółki przekształcanej w KRS.

Pojawia się jednak pytanie, co dokładnie kryje się za tymi wymaganiami?

1. Plan przekształcenia spółki

W przypadku spółki komandytowej obowiązek sporządzenia planu przekształcenia spółki będzie spoczywał na tych wspólnikach, którzy maja prawo do prowadzenia spraw spółki, czyli na komplementariuszach.
Plan musi zostać sporządzony w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
Celem sporządzenia planu przekształcenia jest właściwe ustalenie wartości majątku przekształcanej spółki. Zgodnie z ustawą wycena majątku spółki powinna być wykonana przy przyjęciu wartości bilansowej. Oznacza to, że należy sporządzić bilans przekształceniowy spółki na takich zasadach, na jakich sporządza się roczne sprawozdanie finansowe zgodnie z ustawą o rachunkowości. Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych dniem, na który należy takie sprawozdanie sporządzić (dzień wyceny). Dniem wyceny powinien być wybrany dzień w miesiącu, który poprzedza miesiąc, w którym plan przekształcenia zostanie przedstawiony wspólnikom spółki.
Przykład: jeżeli plan przekształcenia spółki planujemy przedstawić wspólnikom 15 grudnia 2020 r. to dniem wyceny może być wybrany przez nas dzień w przedziale od 1 listopada 2020 r. do 30 listopada 2020 r.
Dodatkowo, do planu przekształcenia spółki należy, jako załączniki, dołączyć:

• Projekt uchwały w sprawie przekształcenia spółki;
• Projekt umowy spółki jawnej, która powstanie po przekształceniu;
• Sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia na dzień, na który sporządzono bilans przekształceniowy i przy zastosowaniu takich samych metod jak w przypadku ostatniego rocznego sprawozdania finansowego.

Warto wspomnieć, iż do planu należy dołączyć projekt uchwały o przekształceniu, nie ma zatem przeciwwskazań, aby ostateczna treść uchwały uległa jeszcze zmianie. Należy również pamiętać, aby treść projektowanej umowy spółki jawnej zawierała wszelkie elementy wymagane przepisami KSH, ponieważ powzięcie uchwały o przekształceniu zastępuje w praktyce zawarcie umowy spółki jawnej i będzie ona funkcjonowała zgodnie z zapisami jej umowy.

2. Uchwała o przekształceniu spółki komandytowej w spółkę jawną

Planując przekształcenie spółki komandytowej w spółkę jawną należy pamiętać, że Kodeks spółek handlowych wymaga, aby spółka dwukrotnie i z odpowiednim wyprzedzeniem zawiadomiła wspólników o zamiarze podjęcia uchwały o przekształceniu spółki.
Pierwsze zawiadomienie wspólników powinno zostać dokonane nie później niż na miesiąc przed planowanym dniem podjęcia uchwały, zaś drugie w odstępie nie krótszym niż dwa tygodnie od pierwszego zawiadomienia.
Takie zawiadomienie musi zawierać istotne elementy planu przekształcenia, w tym projekt uchwały o przekształceniu oraz projekt umowy nowej spółki, a także informacje o miejscu i terminie, w którym wspólnicy spółki mogą się zapoznać z całością planu i jego załączników, przy czym termin ten nie może być krótszy niż dwa tygodnie przed planowaną data podjęcia uchwały.
Przed podjęciem samej uchwały konieczne jest również ustne przedstawienie wspólnikom istotnych elementów planu przekształcenia.
Sama uchwała przekształcenie spółki powinna zawierać co najmniej:

• informację o typie spółki w jaki zostaje przekształcona, czyli w naszym przypadku o spółce jawnej;
• imiona i nazwiska tych wspólników, którzy będą prowadzić sprawy spółki i ją reprezentować;
• zgodę na obowiązywanie umowy spółki jawnej w przedstawionym kształcie.

Z uwagi na swoją doniosłość przyjęcie uchwały przekształceniowej wymaga jednomyślności wspólników, a protokół z podjęcia uchwały powinien zostać sporządzony przez notariusza.

3. Wniosek o wpis do KRS

Kolejnym krokiem po podjęciu uchwały o przekształceniu spółki będzie zgłoszenie zmian do sądu rejestrowego.
Odpowiedni wniosek powinien zostać podpisany przez wszystkich wspólników mających prawo do reprezentowania spółki i skierowany do sądu rejestrowego właściwego dla siedziby spółki. Wniosek może zostać również złożony przez pełnomocnika.
Do wniosku należy również dołączyć niezbędne załączniki, tj.:

1. umowę przekształconej spółki jawnej,
2. uchwałę wspólników o przekształceniu,
3. wykaz wspólników wraz z ich adresami do doręczeń,
4. potwierdzenie wniesienia opłaty od wniosku.

W przypadku przekształcenia opłata za wpis w KRS wynosi 500 zł za sam wpis plus dodatkowo 100 zł za ogłoszenie o wpisie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

4. Ogłoszenie w MSIG

Kodeks spółek handlowych wymaga dodatkowego ogłoszenia o przekształceniu spółki w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Ogłoszenie takie powinno być dokonane przez wszystkich wspólników prowadzących sprawy spółki przekształconej już po wpisie przekształcenia w KRS.
Opublikowanie takiego ogłoszenia wiąże się z kosztem 0,70 zł za każdy znak w ogłoszeniu, przy czym nie może być to mniej niż 60 zł. Odpowiedni wniosek składa się w działających w sądach punktach przyjmowania ogłoszeń MSIG na odpowiednim formularzu MSIG-M1.

5. Podsumowanie kosztów przekształcenia spółki komandytowej w jawną

Oprócz wspomnianych już kosztów opłaty za wpis do KRS oraz ogłoszeń w MSIG przy przekształceniu spółki należy liczyć się z kosztami związanymi ze sporządzeniem sprawozdania finansowego przez biuro rachunkowa, a także kosztami związanymi z działaniem notariusza.
Dodatkowo, w przypadku gdy w wyniku przekształcenia zwiększy się majątek spółki to konieczna będzie zapłata podatku PCC  od przekształcenia.

6. Wpływ przekształcenia na działalność spółki

Na zakończenie warto zaznaczyć, iż przy przekształceniu spółki zachowujemy tożsamość podmiotową spółki. Przekształcana spółka kontynuuje swoją działalność, zmieniając jej formę prawną. W związku z tym naszej spółce jawnej w dalszym ciągu będą przysługiwać wszystkie prawa i obowiązki spółki komandytowej. Dotyczy to między innymi zawartych przez spółkę umów, które nie będą wymagały zmian w związku z przekształceniem, wszelkich koncesji i zezwoleń (przy czym tu należy spojrzeć w przepisy odpowiedniej ustawy lub treść decyzji, która może regulować te sprawę odmiennie), podatków, postępowań sądowych, jak również składu osobowego spółki. Wszyscy wspólnicy spółki komandytowej z mocy prawa stają się w wyniku przekształcenia wspólnikami spółki jawnej.
Choć procedura przekształcenia spółki komandytowej w jawną może wydawać się skomplikowana, a samo prowadzenie działalności w formie spółki jawnej – niekorzystne z uwagi na subsydiarną odpowiedzialność wszystkich wspólników, to w obliczu zbliżających się nieubłaganie zmian w zakresie podatku CIT, warto rozważyć możliwość dokonywania takiego przekształcenia. Pozwoli to uniknąć podwójnego opodatkowania wpływającego znacząco na ostateczny dochód wspólników spółki, a rozsądne zarządzanie spółką i regulowanie jej zobowiązań sprawi, że kwestia odpowiedzialności nie będzie stanowić czynnika odstraszającego od prowadzenia działalności w formie spółki jawnej.
Jeżeli chcesz przekształcić swoją spółkę komandytową w spółkę jawną i potrzebujesz wsparcia, zgłoś się do nas, a chętnie pomożemy Ci przejść przez całą procedurę.
Zapraszamy na naszą stronę Kancelarii Prawnej wskp.pl i do kontaktu e-mail na kancelaria@wskp.pl.

Artykuł Jak przekształcić spółkę komandytową w jawną – cz.2 pochodzi z serwisu Kancelaria Prawna i obsługa prawna firm - WSKP Kraków.

Zgodnie z zapowiedzią w dzisiejszym wpisie zajmiemy się kwestią taką jak: przekształcenie spółki komandytowej w spółkę jawną. Jak wspominaliśmy w naszym poprzednim wpisie na blogu ta procedura prawdopodobnie będzie w  najbliższym czasie zyskiwać na popularności w obliczu planowanych zmian w zakresie podatku CIT i objęciu nim spółek komandytowych.

• Zobacz wpis:CIT dla spółek komandytowych – zmiany, nowa ustawa

Przed przekształceniem spółki komandytowej w spółkę jawną musimy w pierwszej kolejności przyjrzeć się bliżej samej spółce jawnej i temu jak wygląda prowadzenie działalności gospodarczej w tej właśnie formie prawnej. Tak się jednak składa, że w ostatnim czasie dość szczegółowo zajmowaliśmy się działalnością w formie spółki jawnej na naszym fanpage’u na Facebooku, dlatego tu poruszymy tylko najważniejsze kwestie związane z działaniem spółki jawnej, a wszystkich zainteresowanych szczegółowymi informacjami zapraszamy na:

Charakterystyka spółki jawnej

Zasadniczym elementem, który różni spółkę jawną od spółki komandytowej, i na który często zwraca się uwagę w pierwszej kolejności jest odpowiedzialność wspólników. W spółce komandytowej odpowiedzialność za zobowiązania spółki całym swoim majątkiem mogą ponieść jedynie jej komplementariusze, komandytariusze za długi spółki odpowiadają jedynie do wysokości wkładu wniesionego do spółki. W spółce jawnej brak już tego rodzaju parasola ochronnego dla choćby części wspólników, w związku z czym wszyscy wspólnicy w przypadku niewypłacalności spółki odpowiedzą za jej zobowiązania całym swoim majątkiem.
Kolejna ze znaczących różnic dotyczy kwestii reprezentacji spółek. W spółce komandytowej prawo reprezentowania i prowadzenia spraw spółki przysługuje komplementariuszowi. Tymczasem w spółce jawnej co do zasady każdy wspólnik może spółkę reprezentować i prowadzić jej sprawy. Wspólnicy mogą jednak zmieniać te zasady w umowie spółki.
W przypadku spółki jawnej nie ma ograniczeń w zakresie umieszczania nazw wspólników w firmie spółki. Zgodnie z art. 24 kodeksu spółek handlowych w firmie, czyli nazwie spółki jawnej powinny znaleźć nazwiska lub firmy (nazwy) wszystkich wspólników albo nazwisko albo firma (nazwa) jednego albo kilku wspólników oraz dodatkowe oznaczenie „spółka jawna”. Warto przypomnieć, iż w przypadku spółki komandytowej nazwisko lub firma komandytariusza nie mogła znaleźć się w firmie spółki, w przeciwnym razie ujawniony w ten sposób komandytariusz ponosiłby taką samą odpowiedzialność jak komplementariusz.
Projekt najnowszych zmian w zakresie podatków dochodowych zakłada również pewne zmiany w zakresie spółek jawnych, dotkną one jednak tylko ograniczonej grupy podmiotów, a nie wszystkich, tak jak ma to mieć miejsce w przypadku spółek komandytowych.
Zgodnie z projektem podatek CIT zapłacą te spółki jawne, które mają siedzibę lub zarząd w Polsce, a których wspólnikami nie są tylko osoby fizyczne, jeżeli nie złożą przed początkiem roku obrotowego informacji o tym jacy podatnicy podatków dochodowych (zarówno PIT jak i CIT) mają bezpośrednie lub pośrednie prawa do udziału w zysku tej spółki jawnej.
W pozostałych przypadkach spółki jawne nie będą podatnikami podatku CIT i dzięki temu unikną podwójnego opodatkowania. Zgodnie z obowiązującymi przepisami podatek dochodowy będą w dalszym ciągu zobowiązani płacić jedynie wspólnicy spółki jawnej.
 

Jak zmienić spółkę komandytową na spółkę jawną

Tak jak już wspominaliśmy opcja przekształcenia spółki jawnej w komandytową w obliczu planowanych zmian w przepisach podatkowych może okazać się w najbliższym czasie szczególnie popularna wśród przedsiębiorców. Będzie to odwrócenie trendu panującego w ostatnich latach, tj. przekształcania spółek jawnych w komandytowe.
Zasady przekształcania spółek handlowych regulują przepisy Działu III Kodeksu spółek handlowych. Zgodnie z art. 556 KSH do przekształcenia spółki wymagane jest:

• sporządzenie planu przekształcenia spółki wraz z załącznikami;
• powzięcie uchwały o przekształceniu spółki;
• powołanie członków organów spółki przekształconej albo określenie wspólników prowadzących sprawy tej spółki i reprezentujących ją;
• dokonanie wpisu spółki przekształconej i wykreślenia spółki przekształcanej w KRS.

Należy jednak zaznaczyć, że nie można dokonać przekształcenia spółki, która jest w likwidacji i rozpoczęła już podział majątku, ani takiej która jest w upadłości.
Przekształcenie spółki dokonuje się w chwili jej wpisu do KRS w nowej formie. Na spółkę przekształconą przechodzą wszystkie prawa i obowiązki przekształcanej spółki. W sytuacji gdy zmienia się firma (nazwa) spółki w szerszym zakresie niż tylko jej forma prawna to co najmniej przez rok spółka musi w nawiasie obok nowej firmy wskazywać firmę spółki przekształcanej z dopiskiem dawniej.
Przykładowo spółka komandytowa: Kowalski sp.k., po przekształceniu w spółkę jawną i dodaniu do firmy nazwiska kolejnego wspólnika co najmniej przez rok będzie musiała występować w obrocie jako: Kowalski i Nowak sp.j. (dawniej Kowalski sp.k.).
Warto również wspomnieć, iż na chwilę obecną nie jest możliwe przekształcenie spółki przez Internet, za pośrednictwem Systemu S24. Takie rozwiązanie zostało wprost wykluczone w art. 555 § KSH.
Teraz kiedy wiemy już, jakie warunki do przekształcenia spółki wprowadza ustawa, należy przyjrzeć się bliżej co dokładnie i w jaki sposób należy zrobić, aby te warunki spełnić. W związku z tym zapraszamy na nasz kolejny wpis, w którym dokładnie omówimy procedury i koszty przekształcenia spółki komandytowej w spółkę jawną.
 

• Zobacz wpis: Jak przekształcić spółkę komandytową w jawną – cz.2 : Procedury i koszty

 
Śledźcie też naszego bloga prawniczego i nasz profil na Facebooku, aby być na bieżąco!
 

Artykuł Jak przekształcić spółkę komandytową w spółkę jawną – cz.1 pochodzi z serwisu Kancelaria Prawna i obsługa prawna firm - WSKP Kraków.

1. Podatki w spółce komandytowej w obecnym stanie prawnym.

Na dzień dzisiejszy spółka komandytowa sama w sobie nie jest podatnikiem CIT. Dzięki temu zysk spółki jest opodatkowany tylko jeden raz i podatek dochodowy od niego płacą jej wspólnicy. W zależności od tego czy wspólnik jest osobą fizyczną, czy prawną jest to PIT lub CIT.
To sam wspólnik dba o odprowadzanie zaliczek na rzecz podatku dochodowego i rozlicza go w swoim rocznym zeznaniu podatkowym.
Zysk, który osiąga spółka jest dzielony między wspólnikami i wypłacona wspólnikowi część stanowi jego przychód, który podlega opodatkowaniu. Przychody wspólników klasyfikowane są jako przychody z działalności gospodarczej.
Zarówno przychody, jak i koszty łączą się z tymi, które podatnik osiągnął z innych tytułów, co przy wysokich kosztach innych działalności podatnika może nawet spowodować, że nie będzie on obowiązany do zapłaty podatku od zysku w spółce komandytowej.
Wspólnik spółki komandytowej, który jest osobą fizyczną może wybrać pomiędzy opodatkowaniem podatkiem liniowym lub opodatkowaniem na zasadach ogólnych, czyli według skali podatkowej.
Jednokrotne opodatkowanie podatkiem dochodowym niewątpliwie stanowiło dotychczas jeden z głównych czynników, które wpływały na tak dużą popularność spółek komandytowych.
Objęcie spółki komandytowej podatkiem CIT, które jest głównym założeniem wprowadzanych zmian zakończy taki stan rzeczy, znacznie bardziej komplikując sytuację podatkową spółek komandytowych i zmusi wielu ich wspólników do podjęcia decyzji, czy dalsze działanie w takiej formie jest dla nich opłacalne.
 

2. Podatki w spółce komandytowej przy uwzględnieniu zmian przewidzianych w projekcie ustawy.

Projekt ustawy przewiduje zasadnicze zmiany w opodatkowaniu spółek komandytowych i ich wspólników. Należy jednak pamiętać, iż na ten moment projekt jest na etapie prac w Sejmie i niektóre z planowanych rozwiązań mogą jeszcze ulec zmianie w toku prac legislacyjnych. Pierwszą z kwestii, które może ulec zmianie jest data wejście w życie nowych przepisów.
Projekt ustawy przewiduje początek obowiązywania nowych przepisów na dzień 1 stycznia 2021 r., jednak jak wynika z najnowszych informacji przekazywanych przez Ministerstwo Finansów zmiany mogą zostać przesunięte na maj 2021 r. Na ten moment projekt zakłada jednak wejście przepisów w życie z początkiem kolejnego roku.
Zgodnie z projektem wszystkie spółki komandytowe staną się podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych (CIT). Tak jak w przypadku innych spółek będących podatnikami CIT stawka podatku dla spółek komandytowych wyniesie 19% lub 9%, jeżeli spółka spełnia warunki uznania za małego podatnika.
Wszystkie spółki komandytowe przed wejściem w życie nowych przepisów będą musiały zamknąć swoje księgi rachunkowe, niezależnie od tego kiedy kończy się ich rok obrotowy i czy pokrywa się on z rokiem kalendarzowym.
Wraz z objęciem podatkiem CIT na spółkę komandytową spadną również nowe obowiązki podatkowe. Spółka będzie musiała prowadzić ewidencje podatkową, dokonywać rozliczeń podatku CIT i wpłacać zaliczki na ten podatek.
W ramach nowych przepisów zmiany dotykają również komplementariuszy i komandytariuszy spółek.
W przypadku komplementariusza wypłata zysków wygenerowanych przez spółkę będzie opodatkowana jednokrotnie, ponieważ będzie on pomniejszyć podatek od dywidendy o zapłacony przez spółkę CIT w takiej proporcji, w jakiej uczestniczy w jej zyskach.
Należy jednak zwrócić uwagę, że komplementariusz będzie mógł to zrobić tylko jeżeli zysk zostanie mu wypłacony w przeciągu 5 lat. Dodatkowo nie będzie możliwe konsolidowanie zysku w spółce komandytowej z ewentualnymi stratami z tytułu innych działalności.
W przypadku komandytariusza spółki zysk uzyskany przez spółkę będzie co do zasady opodatkowany dwukrotnie, zarówno na poziomie samej spółki, jak i komandytariusza.
Przychód komandytariuszy ma zostać opodatkowany tzw. podatkiem od dywidend w wysokości 19%. Projekt ustawy przewiduje zwolnienie dla komandytariuszy w wysokości 50% przychodów z udziału w zyskach spółki komandytowej, której siedziba lub zarząd znajdują się w Polsce.
Pewne kontrowersje budzą jednak ograniczenia tego zwolnienia. W pierwszej kolejności zwolnienie to będzie ograniczone do kwoty 60.000 zł na jedną spółkę komandytową, a przychód ponad tę kwotę będzie już podlegał podwójnemu opodatkowaniu.
Jednak szczególnie kontrowersyjne wydaje się wyłączenie od możliwości skorzystania ze zwolnienia szerokiego katalogu osób. I tak, zgodnie z projektem ustawy ze zwolnienia nie skorzystają komandytariusze, którzy dodatkowo mają co najmniej 5% udziałów w spółce kapitałowej będącej komplementariuszem spółki komandytowej.
Dodatkowo, zwolnienie nie będzie dotyczyło komandytariusza, który jest członkiem zarządu w spółce:

1. posiadającej osobowość prawną lub spółki kapitałowej w organizacji będących komplementariuszem w tej spółce komandytowej, lub
2. spółki posiadającej bezpośrednio lub pośrednio co najmniej 5% udziałów (akcji) w spółce posiadającej osobowość prawną lub spółce kapitałowej w organizacji będących komplementariuszem w tej spółce komandytowej, lub
3. jest podmiotem powiązanym w rozumieniu przepisów o cenach transferowych z członkiem zarządu lub wspólnikiem spółki posiadającej bezpośrednio lub pośrednio co najmniej 5% udziałów (akcji) w spółce posiadającej osobowość prawną lub spółce kapitałowej w organizacji będących komplementariuszem w tej spółce komandytowej.

W obliczu zmian pozytywną informacją dla wspólników spółek komandytowych jest planowane rozwiązanie w zakresie opodatkowania zysków wypracowanych przez spółkę do końca 2020 r. Jak wynika z projektu ustawy zyski te będą opodatkowane na obecnie obowiązujących zasadach, niezależnie od tego kiedy zostaną one wypłacone.
 

3. Przekształcenie w spółkę jawną w obliczu zmian

Zmiany przepisów dotkną również niektóre spółki jawne. Spółki jawne, które mają siedzibę lub zarząd w Polsce, a których wspólnikami nie są tylko osoby fizyczne i które nie złożą przed początkiem roku obrotowego informacji o tym jacy podatnicy podatków dochodowych (zarówno PIT jak i CIT) mają bezpośrednie lub pośrednie prawa do udziału w zysku spółki jawnej również zostanie opodatkowana podatkiem CIT. Większość spółek jawnych będzie jednak dalej opodatkowana na dotychczasowych zasadach. W związku z tym przekształcenie w spółkę jawną będzie atrakcyjną możliwością dla spółek komandytowych, których wspólnicy będą w stanie zaakceptować odmienne, nieco bardziej ryzykowne zasady odpowiedzialności w spółce jawnej.
Więcej o tym, jak przekształcić spółkę komandytową w spółkę jawną i czym charakteryzuje się działalność w formie spółki jawnej w naszych kolejnych wpisach!
Śledź naszego bloga i profil na Facebooku, aby nie przegapić naszych kolejnych wpisów!

Artykuł CIT dla spółek komandytowych – co dalej? pochodzi z serwisu Kancelaria Prawna i obsługa prawna firm - WSKP Kraków.