1. Osoby zatrudnione w rozumieniu ustawy o PPK

Jak wynika z poprzedniego wpisu w zakresie pracowniczych planów kapitałowych termin zawarcia umów PPK jest ściśle powiązany z ilością zatrudnianych przez pracodawcę osób. Aby przygotować się do wdrożenia PPK pracodawca musi więc ustalić stan zatrudnienia we własnej firmie. Należy przy tym pamiętać, iż ustawa o pracowniczych planach kapitałowych sama wprowadza zakres osób, które należy uznawać za zatrudnione u danego pracodawcy. Przez osoby zatrudnione zgodnie z tym aktem prawnym rozumie się:

1. pracowników w myśl ustawy Kodeks pracy z wyłączeniem pracowników przebywających na urlopach górniczych i urlopach dla pracowników zakładu przeróbki mechanicznej węgla, o których mowa w ustawie o funkcjonowaniu górnictwa węgla kamiennego oraz pracowników młodocianych w myśl ustawy Kodeks pracy,
2. osoby fizyczne wykonujące pracę nakładczą, które ukończyły 18 rok życia, o których mowa w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie ustawy Kodeks pracy,
3. członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych, o których mowa w ustawie Prawo spółdzielcze,
4. osoby fizyczne, które ukończyły 18 rok życia, wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z art. 750 ustawy Kodeks cywilny stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
5. członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tych funkcji,
6. osoby wskazanie w lit. a-d przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego

Dodatkowo, osoby te musza podlegać obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym  z tych tytułów w Rzeczypospolitej Polskiej, w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

2. Instytucje prowadzące PPK

Do prowadzenia PPK uprawnione są towarzystwa funduszy inwestycyjnych, powszechne towarzystwa emerytalne, pracownicze towarzystwa emerytalne, a także zakłady ubezpieczeń na życie.
Aby móc oferować prowadzenie PPK instytucja musi spełnić określone wymagania, do których należą:

• posiadanie 3-letniego doświadczenia w zakresie zarządzania aktywami,
• posiadanie kapitału własnego w wysokości co najmniej 25 milionów złotych,
• utworzyć odpowiednią liczbę funduszy tzw. zdefiniowanej daty, które będą spełniać warunki opisane w ustawie,
• wpis do ewidencji PPK, prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju (PFR)

Nadzór nad instytucjami prowadzącymi PPK sprawuje Komisja Nadzoru Finansowego.
Na ten moment w ewidencji PPK wpisane jest 20 podmiotów, a dokładną ich listę można znaleźć na oficjalnym portalu pracowniczych planów kapitałowych pod linkiem https://www.mojeppk.pl/lista-instytucji-finansowych.html

3. Stawki przekazywane na PPK

Jak już wspomniano w poprzednim wpisie środki zbierane na PPK pochodzą z trzech źródeł: Od pracodawcy, samej osoby zatrudnionej oraz Skarbu Państwa.
Podstawowa wpłata dokonywana przez pracodawcę na PPK wynosi 1,5 % wynagrodzenia. Pracodawca może również zadeklarować w umowie o zarządzanie PPK dodatkową wpłatę w wysokości do 2,5% wynagrodzenia. Wpłaty dokonywane na PPK stanowią koszt uzyskania przychodu, dzięki czemu rzeczywisty koszt wpłat będzie niższy.
Wpłaty finansowane przez uczestnika PPK, a więc osobę zatrudnioną wynoszą 2% wynagrodzenia, mogą jednak zostać zmniejszone do 0,5% wynagrodzenia, jeżeli wynagrodzenie z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekroczy 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia. Podobnie jak pracodawca, zatrudniony również może zadeklarować wpłatę dodatkową, tym razem w wysokości 2% wynagrodzenia.
Obowiązek wyliczenia dokładnej wysokości obu rodzajów wpłat i ich dokonania będzie spoczywał na pracodawcy.
Skarb Państwa również w pewnym stopniu bierze udział w finansowaniu PPK. Dokonuje jednorazowej wpłaty powitalnej w wysokości 250 zł oraz dopłaty rocznej w wysokości 240 zł. Wpłata powitalna przysługuje uczestnikowi, jeżeli jest uczestnikiem PPK przez co najmniej 3 miesiące kalendarzowe i w okresie uczestnictwa w PPK dokonano wpłat za co najmniej 3 miesiące. Dopłata roczna przysługuje uczestnikowi PPK, co do zasady, jeżeli kwota wpłat podstawowych i dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający oraz uczestnika PPK w danym roku kalendarzowym jest równa co najmniej kwocie wpłat podstawowych należnych od kwoty stanowiącej 6-krotność minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w tym roku.

4. Kontrowersje związane z RODO

Urząd Ochrony Danych Osobowych w swoim newsletterze stanął na stanowisku, iż ustawa o PPK nie wymaga od pracodawców zbierania danych w postaci adresów mailowych i numerów telefonów osób zatrudnionych. Dane te są natomiast wymagane przez instytucje finansowe, które ze względu na olbrzymie koszty jakie wiązałyby się z kontaktem z osobami uczestniczącymi w PPK za pomocą poczty, wolą kontaktować się z uczestnikami w tańszy sposób. Zgodnie ze stanowiskiem przedstawionym w newsletterze UODO nie jest to jednak wymagane przez ustawę. Przy uznaniu tych danych za niewymagane przepisami aktualizuje się po stronie pracodawców wymóg uzyskania dodatkowych zgód od pracowników, co może się okazać wymagające finansowo, jak również trudne do uzyskania w sytuacji, gdy największe firmy są w myśl harmonogramu zobowiązane przystąpić do PPK w przeciągu zaledwie miesiąca.
Na skutek protestów zainteresowanych podmiotów UODO obiecał uwzględnienie poglądów przedsiębiorców i wydanie wiążącego stanowiska w sprawie. Należy zatem oczekiwać stanowiska UODO z niecierpliwością i gotowością do podjęcia szybkich działań tak, aby przystąpić do programu terminowo i nie naruszając przepisów RODO i dzięki temu uniknąć jakiejkolwiek odpowiedzialności z tych tytułów.

• Pracownicze Plany Kapitałowe – nowy obowiązek Pracodawców część 1
• Pracownicze Plany Kapitałowe – nowy obowiązek Pracodawców część 2

 
W przypadku niejasności dotyczących pracowniczych planów kapitałowych lub chęci skonsultowania się w zakresie obowiązków pracodawcy związanych z PPK zapraszamy do kontaktu pod adresem kancelaria@wskp.pl
 
 

Artykuł Pracownicze Plany Kapitałowe – nowy obowiązek Pracodawców część 2 pochodzi z serwisu Kancelaria Prawna i obsługa prawna firm - WSKP Kraków.

1. Pracownicze plany kapitałowe PPK

Pracownicze plany kapitałowe (PPK) są nową instytucją, która ma zapewnić osobom zatrudnionym możliwość dobrowolnego gromadzenia dodatkowych oszczędności w sposób powszechny i zorganizowany, tak aby mogli z niego skorzystać w okresie co do zasady po ukończeniu 60 roku życia. Ze zgromadzonych środków można skorzystać przed tą datą w przypadku poważnej choroby zatrudnionego, jego współmałżonka lub dziecka pracownika (do 25% zgromadzonych środków, bez obowiązku ich zwrotu), a także przy konieczności pokrycia wkładu własnego przy zaciąganiu kredytu na mieszkanie lub dom (do 100% zgromadzonych środków z obowiązkiem zwrotu w terminie nie dłuższym niż 15 lat). Nowe rozwiązanie ma usprawnić gromadzenie dodatkowych środków przez pracowników, dotychczas gromadzonych za pomocą pracowniczych planów emerytalnych, w przypadku których nie można było jednak mówić o powszechności. Środki gromadzone na rachunkach PPK są środkami prywatnymi i podlegają dziedziczeniu. Na rachunek przekazywane są comiesięcznie środki finansowe pochodzące z trzech źródeł: od zatrudnionego, od pracodawcy, a także z Funduszu Pracy. Konto indywidualne prowadzone jest przez uprawnioną instytucję finansową, której wyboru w imieniu osób u niego zatrudnionych dokonuje pracodawca. Do systemu przystępuje się zawierając dwie różne umowy, jedną o zarządzanie PPK, a drugą o prowadzenie PPK. Umowa o prowadzenie PPK jest umową ubezpieczeniową w rozumieniu ustawy Kodeks cywilny, której stroną jest obejmowana ochroną ubezpieczeniową osoba zatrudniona. Udział w PPK jest z punktu widzenia zatrudnionego dobrowolny, ale rezygnacja musi być potwierdzona pracodawcy odpowiednim oświadczeniem, pracownik może jednak w każdej chwili przystąpić ponownie do PPK.

2. Obowiązek udziału w systemie

Jak już wspomniano w poprzednim punkcie udział osoby zatrudnionej w systemie jest dobrowolny. Udział w systemie jest jednak obowiązkowy co do zasady dla każdego pracodawcy.
Ustawa wprowadza tylko trzy sytuacje, w których pracodawca będzie zwolnionym od udziału w systemie PPK. Dzieje się tak, gdy:

• jest on mikroprzedsiębiorcą w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców i wszystkie osoby przez niego zatrudnione złożą deklarację, iż rezygnują z dokonywania wpłat na PPK,
• jest on osobą fizyczną i zatrudnia w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą inną osobę fizyczną w zakresie niezwiązany z działalnością gospodarczą tej osoby,
• jest on pracodawcą, który w terminie, w którym ustawa zacznie być dla niego stosowana prowadzi Pracowniczy Program Emerytalny (PPE), w którym uczestniczy co najmniej 25 % zatrudnionych u niego osób oraz nalicza on i odprowadza składki podstawowe w rozumieniu ustawy o pracowniczych programach emerytalnych do PPE, które wynoszą co najmniej 3,5% wynagrodzenia w rozumieniu tej ustawy.

Dzięki zmianom w ustawie o PPK od 25 czerwca 2019 r. podmioty zwolnione od obowiązku prowadzenia PPK mogą przystąpić do systemu i równolegle odprowadzać składki na PPK i PPE.
Pozostanie przy samym PPE musi jednak być połączone ze stałą czujnością pracodawców, jako że zwolnienie od przynależności do PPK ustaje w przypadku, gdy:

• okres zawieszenia naliczania i odprowadzania składek podstawowych do PPE przekroczy u takiego pracodawcy 90 dni,
• ograniczy on wysokość odprowadzanych składek do PPE poniżej 3,5% wynagrodzenia w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 15 ustawy o pracowniczych planach emerytalnych,
• zlikwiduje PPE,
• opóźni poprzez celowe działanie odprowadzenie składek podstawowych do PPE o ponad 90 dni,
• według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku w PPE uczestniczy mniej niż 25 % osób przez niego zatrudnionych.

3. Harmonogram obowiązków związanych z wprowadzeniem PPK

Czas, w którym dany pracodawca obowiązany jest do zawarcia umów w zakresie PPK został przez ustawodawcę określony stopniowo, w zależności od tego, jak wielu pracowników zatrudnia pracodawca, przy czym należy zwrócić uwagę, iż definicja osób zatrudnionych jest dość szeroko i jej zakres zostanie omówiony w kolejnym wpisie, dotyczącym PPK.
Ustawę stosuje się:

1. od 1 lipca 2019 r. – wobec pracodawców zatrudniających co najmniej 250 osób wg stanu na 31 grudnia 2018 r.,
2. od 1 stycznia 2020 r. – wobec pracodawców zatrudniających co najmniej 50 osób wg stanu na dzień 30 czerwca 2019 r.,
3. od 1 lipca 2020 r. – wobec pracodawców zatrudniających co najmniej 20 osób wg stanu na dzień 31 grudnia 2019 r.,
4. od 1 stycznia 2021 r. – do pozostałych pracodawców.

 
Przepisy ustawy przedłużają terminy na zawarcie umów w zakresie PPK o kolejne miesiące. Jednocześnie należy zaznaczyć, iż umowa o zarządzanie PPK musi zostać zawarta nie później niż 10 dni roboczych przed upływem terminów przewidzianych dla zawarcia umowy o prowadzenie PPK, a obie umowy nie mogą zostać zawarte jednocześnie, wymagane jest zachowanie odstępu czasu wynoszącego co najmniej 10 dni roboczych. Analiza terminów wskazanych w ustawie prowadzi do wniosku, iż de facto pracodawcy na zawarcie umowy o zarządzanie PPK mają czas do:

1. 25 października 2019 r. w przypadku pracodawców zatrudniających co najmniej 250 osób wg stanu na 31 grudnia 2018 r,
2. 24 kwietnia 2020 r. w przypadku pracodawców zatrudniających co najmniej 50 osób wg stanu na dzień 30 czerwca 2019 r.,
3. 27 października 2020 r. w przypadku pracodawców zatrudniających co najmniej 20 osób wg stanu na dzień 31 grudnia 2019 r.,
4. 23 kwietnia 2021 r. w przypadku pozostałych pracodawców,

a umowy o prowadzenie PPK do:

1. 12 listopada 2019 r. w przypadku pracodawców zatrudniających co najmniej 250 osób wg stanu na 31 grudnia 2018 r.,
2. 11 maja 2020 r. w przypadku pracodawców zatrudniających co najmniej 50 osób wg stanu na dzień 30 czerwca 2019 r.,
3. 10 listopada 2020 r. w przypadku pracodawców zatrudniających co najmniej 20 osób wg stanu na dzień 31 grudnia 2019 r.,
4. 10 maja 2021 r. w przypadku pozostałych pracodawców.

 
W przypadku, gdy zatrudniana jest nowa osoba, pracodawca zawiera umowę o prowadzenie PPK w jego imieniu i na jego rzecz po upływie trzeciego miesiąca jego zatrudnienia, nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym termin ten upływa.
 
Pracodawcy muszą zachować szczególną ostrożność przy ustalaniu stanu zatrudnienia w swojej firmie, gdyż spóźnienie z przystąpieniem do PPK może rodzić po ich stronie odpowiedzialność odszkodowawczą z tytułu nie zawarcia umowy w terminie i naprawienia na zasadach ogólnych szkody uczestnika PPK.
W przypadku, gdy pracodawca chce zmienić umowę o zarządzaniu PPK musi pamiętać o tym, że konieczne dla wprowadzenia może okazać się uzyskanie zgody zakładowej organizacji związkowej lub reprezentacji osób zatrudnionych.
 
W kolejnym wpisie dotyczącym PPK omówimy instytucje, które mogą prowadzić PPK, spojrzymy na wysokość stawek, jakie co miesiąc na PPK przekazywać będą pracodawcy i pracownicy, a także zwrócimy uwagę na możliwą kontrowersję ze stosowaniem do PPK przepisów rozporządzenia RODO. Zapraszamy do lektury!

• Pracownicze Plany Kapitałowe – nowy obowiązek Pracodawców część 1
• Pracownicze Plany Kapitałowe – nowy obowiązek Pracodawców część 2

Artykuł Pracownicze Plany Kapitałowe – nowy obowiązek Pracodawców część 1 pochodzi z serwisu Kancelaria Prawna i obsługa prawna firm - WSKP Kraków.