Choć zjawisko to może wydawać się pracodawcy korzystne, ma w końcu pracownika do dyspozycji w większym wymiarze czasowym, to musi pamiętać, że praktyka kumulowania zaległego urlopu może ostatecznie przynieść więcej szkody niż pożytku.

Przede wszystkim należy pamiętać o tym, że zgodnie z treścią art. 152 Kodeksu pracy, dalej jako „KP” pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego i pracownik nie może się takiego prawa zrzec. Pracodawca ostatecznie będzie musiał takiego urlopu udzielić, a jeżeli umowa z pracownikiem zostanie rozwiązana lub wygaśnie będzie musiał wypłacić pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop.

 Przepisy prawa pracy wskazują dokładnie do kiedy pracownik powinien wykorzystać swój zaległy urlop, a także określają kiedy pracownikowi należy się ekwiwalent za jego niewykorzystanie.

Obowiązek wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego

Obowiązek wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego wynika z treści art. 168 KP. Zgodnie z tym przepisem: urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego; nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167².

 Przepis wskazuje zatem wyraźnie na obowiązek udzielenia niewykorzystanego urlopu do końca września kolejnego roku kalendarzowego.

• Co jednak w sytuacji, gdy pracownik nie chce takiego urlopu wykorzystać?
• Czy pracodawca może wysłać go na taki urlop bez jego zgody?

Choć jeszcze do niedawna nie było w polskim porządku prawnym przepisu, który wprost wskazywałby na taką możliwość to Sąd Najwyższy m.in. w wyroku z dnia 25 stycznia 2005 r., I PK 124/05 stwierdził, że prawo do urlopu wypoczynkowego określone jest przepisami o charakterze bezwzględnie obowiązującym i to w odniesieniu do obu stron stosunku pracy. Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w określonym rozmiarze i terminie określonym według ustalonych zasad, a z drugiej strony pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu i nie może odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy.

Taki pogląd Sadu Najwyższego wskazywał na to, że pracownik rzeczywiście nie może odmówić skorzystania z zaległego urlopu udzielonego mu zgodnie z prawem pracy.

Obecnie, art. 15gc ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych wprowadzono przepis, który wprost wskazuje na możliwość udzielenia pracownikowi zaległego urlopu bez jego zgody, przynajmniej w okresie obowiązującego stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego. Zgodnie z tym przepisem: „W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać.”

Co więcej, pracodawca nie tyle ma możliwość udzielenia pracownikowi zaległego urlopu bez jego zgody, co musi to uczynić jeżeli pracownik nie chce takiej zgody wyrazić. Jeżeli pracodawca nie udzieli pracownikowi urlopu w terminie przewidzianym w art. 168 KP może narazić się na sankcje przewidziane art. 282 §1 pkt 2) KP. Przepis ten wskazuje, że kto, wbrew obowiązkowi nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Pracodawca powinien zatem pamiętać o obowiązku udzielenia pracownikowi zaległego urlopu, tak aby nie narazić się na niepotrzebną grzywnę.

Kodeks pracy przewiduje jeszcze jedną możliwość udzielenia pracodawcy urlopu bez jego zgody, ma to jednak ścisły związek ze zbliżającym się rozstaniem z tym pracownikiem.

Zgodnie z treścią art. 167¹ KP: „W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu. W takim przypadku wymiar udzielonego urlopu, z wyłączeniem urlopu zaległego, nie może przekraczać wymiaru wynikającego z przepisów art. 155¹”.

Pracodawca może zatem  w okresie wypowiedzenia umowy o pracę udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego, a pracownik nie może sprzeciwić się jego wykorzystaniu. Odwołanie do przepisu art. 155¹ KP oznacza, że do wymiaru urlopu przysługującego za rok, w którym następuje rozwiązanie umowy o pracę wskutek upływu okresu wypowiedzenia, stosuje się art. 155¹, przyznający urlop proporcjonalnie do okresu pracy w tym roku. Dzięki temu rozwiązaniu pracodawca może wpłynąć na zmniejszenie potencjalnego ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Wypłata ekwiwalentu

Pracodawca, obok sankcji za nieudzielenie urlopu zgodnie z prawem pracy poniesie finansowe konsekwencje kumulowania zaległych urlopów przez pracowników także w momencie, gdy dochodzi do wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy z takim pracownikiem.

Jeżeli pracownik nie wykorzysta w okresie zatrudnienia przysługującego mu urlopu to nabywa prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Obowiązek wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wynika wprost z treści art. 171 „KP”. Zgodnie z § 1 tego przepisu: „w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny”.

Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu dopiero w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, przez co pracodawca nie ma możliwości, aby wcześniej w trakcie zatrudnienia wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny w zamian za niewykorzystany urlop.

Wyjątek od obowiązku wypłaty ekwiwalentu wynika jedynie z art. 171 § 3 KP i dotyczy sytuacji, w której pracodawca bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę zawrze z tym pracownikiem nową umowę i strony postanowią, że zaległy urlop zostanie wykorzystany przez pracownika w trakcie trwania nowej umowy.

W doktrynie wskazuje się w tym przypadku na możliwość zawarcia szczególnej umowy o pracę poprzedzonej zawarciem odpowiedniego porozumienia z pracownikiem, której celem będzie właśnie wykorzystanie urlopu przez pracownika „w naturze”, co pozwoli pracodawcy na uniknięcie konieczności wypłaty ekwiwalentu, a pracownik dłużej będzie korzystał z uprawnień przewidzianych prawem pracy.

Pracodawca musi jednak pamiętać o zawarciu odpowiedniego porozumienia z pracownikiem o wykorzystaniu urlopu w trakcie kolejnej umowy, jeszcze przed wygaśnięciem poprzedniego stosunku pracy. W przeciwnym razie, w dniu wygaśnięcia stosunku pracy pracownik nabędzie prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Jak wskazywaliśmy już wyżej ekwiwalent, tak jak urlop jest prawem, którego pracownik nie może się zrzec, przez co zawarcie z nim nowej umowy stanie się bezprzedmiotowe.

Jeżeli stosunek pracy z pracownikiem ulegnie rozwiązaniu lub wygaśnie i nowa umowa nie zostanie zawarta to pracownik z dniem rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy nabywa prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop (zarówno bieżący, jak i zaległy), a na pracodawcy spoczywa obowiązek jego wypłaty. Co więcej, ekwiwalent taki nie jest elementem wynagrodzenia, przez co pracodawca powinien wypłacić go w ostatnim dniu stosunku pracy, bez względu na to kiedy wypłaca pracownikom wynagrodzenie.

Podsumowując, należy przestrzec pracodawców przed dopuszczeniem do sytuacji, w której ich pracownicy będą gromadzić zaległe urlopy. Niewykorzystanie przez pracowników urlopów w przewidzianych terminach może narazić pracodawcę na grzywnę lub konieczność wypłaty wysokiego ekwiwalentu pracownikowi po zakończeniu przez niego pracy.

Artykuł Zaległy urlop w czasach pandemii i wypłata ekwiwalentu za jego niewykorzystanie pochodzi z serwisu Kancelaria Prawna i obsługa prawna firm - WSKP Kraków.

Charakter prawny Regulaminu Wynagradzania

Art. 9 Kodeksu pracy stanowi, że ilekroć w Kodeksie pracy jest mowa o prawie pracy, rozumie się przez to przepisy Kodeksu pracy oraz przepisy innych ustaw i aktów wykonawczych, określające prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, a także postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy. Kodeks pracy zalicza więc do źródeł prawa pracy także regulaminy i statuty określające prawa i obowiązki pracownika i pracodawcy, w tym regulamin wynagradzania.
Kodeks pracy ustanawia swoistą hierarchię źródeł prawa pracy. Stosownie do niej, postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych. Z kolei, postanowienia regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych.
W przypadku pracodawcy zatrudniającego co najmniej 50 pracowników, nieobjętych zakładowym ani ponad zakładowym układem zbiorowym pracy wprowadzenie regulaminu jest obligatoryjne, natomiast w przypadku pracodawcy zatrudniającego mniej niż 50 pracowników ustanowienie regulaminu wynagradzania ma charakter fakultatywny, zależny od woli samego pracodawcy.

Procedura zmiany regulaminu wynagradzania – obowiązki pracodawcy

Przyjrzyjmy się szczegółowo samej procedurze zmiany regulaminu wynagradzania w zakładzie pracy.
Wszelkie zmiany, które powodują pogorszenie warunków płacowych pracowników wymagają wprowadzenia poprzez dwuetapową procedurę:

• po pierwsze konieczna jest zmiana regulaminu wynagradzania,
• po drugie konieczne jest podpisanie z pracownikiem, którego zmiana dotyczy porozumienia zmieniającego albo wręczenia mu tzw. wypowiedzenia zmieniającego.

Zmiany w regulaminie wynagradzania wprowadzane są zazwyczaj poprzez wydanie stosownego zarządzenia przez pracodawcę. Zgodnie z Art. 772 § 6 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917 – dalej Kodeks pracy) konieczne jest podanie zmienionego regulaminu wynagradzania do wiadomości pracownikom w taki sposób, aby umożliwić im zapoznanie się z nim. Należy tego dokonać w sposób przyjęty u danego pracodawcy np. poprzez wywieszenie go na tablicy informacyjnej znajdującej się w zakładzie pracy. W przypadku osób przebywających na zwolnieniu lekarskim lub nieobecnych w pracy z powodu innej usprawiedliwionej przyczyny samo wywieszenie na tablicy ogłoszeń nie jest wystarczające, bowiem nie mają oni możliwości zapoznania się z jego treścią. Wówczas dobrym sposobem może okazać się indywidualne poinformowanie takich pracowników o zmianach regulaminu np. poprzez pocztę tradycyjną lub służbową pocztę e-mail. Zmieniony regulamin wejdzie w życie dopiero po upływie dwóch tygodni od prawidłowego poinformowania o nim pracowników.
Samo wejście w życie zmienionego regulaminu wynagradzania nie wywrze jednak skutków prawnych w stosunku do samych pracowników. Dlatego należy dokonać modyfikacji indywidualnych warunków pracy ustalonych z pracownikiem w zawartej z nim umowie o pracę. W tym celu należy podjąć jedną z dwóch poniższych czynności:
a) zawrzeć z pracownikiem tzw. porozumienie zmieniającego (aneks do umowy o pracę);
Instytucja ta nie została bezpośrednio uregulowana w Kodeksie pracy, jednak jest ona dopuszczona przez orzecznictwo sądowe. Modyfikacja umowy wymaga formy pisemnej. Co istotne, na zawarcie takiego porozumienia należy uzyskać zgodę pracownika.
albo
b) wręczyć pracownikowi wypowiedzenie zmieniającego warunki pracy i płacy.
Takie działanie nie wymaga zgody pracownika. Jeżeli pracownik nie zgadza się na zaproponowane mu nowe warunki pracy i płacy, może odmówić ich przyjęcia. Umowa o pracę rozwiąże się wówczas z upływem okresu wypowiedzenia. (art. 42 § 1 Kodeksu pracy). Konieczność wypowiedzenia warunków płacy w związku ze zmianą Regulaminu wynika bezpośrednio z art. 772 § 5 zw. z art. 24113 § 2 Kodeksu pracy, które nakazują stosować przepisy o zmianie układów zbiorowych pracy odpowiednio do regulaminu wynagradzania.
Niezależnie od wejścia w życie regulaminu modyfikacja indywidualnych umów o pracę zacznie obowiązywać:
po upływie okresu wypowiedzenia – w przypadku dokonania wypowiedzenia zmieniającego,
z datą określoną w porozumieniu stron, a jeżeli nie została wskazana, z datą jego zawarcia – w przypadku podpisania porozumienia zmieniającego.

Kiedy zmiana następuje na niekorzyść pracownika.

To z pozoru proste zagadnienie może spowodować liczne praktyczne problemy. Oprócz bowiem przypadków klarownych (np. obniżenie wynagrodzenia zasadniczego pracownika), występują również sytuacje, gdy określenie, czy warunki pracy lub płacy pracownika uległy pogorszeniu nie jest takie oczywiste. Szczególnej trudności mogą nastręczyć modyfikacje innych składników wynagrodzenia niż wynagrodzenie zasadnicze.
Pomocne mogą okazać się liczne orzeczenia Sądu Najwyższego w podobnych sprawach. Warto przytoczyć niektóre z nich:

• „wypowiedzenia zmieniającego wymaga nie tylko modyfikacja zasad nabywania prawa lub ustalania wysokości wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatków, jak dodatek funkcyjny czy stażowy, lecz także innych składników płacowych, jak nagrody jubileuszowe czy odprawy emerytalno-rentowe” (wyrok SN z dnia 30 września 2011 r., sygn. akt III PK 14/11);
• „zmiana wysokości wynagrodzenia polegająca na podwyższeniu dodatku funkcyjnego z jednoczesnym obniżeniem wynagrodzenia zasadniczego wymaga wypowiedzenia zmieniającego (art. 42 § 1 KP), choćby łączne wynagrodzenie obejmujące obniżone wynagrodzenie zasadnicze i podwyższony dodatek funkcyjny nie uległo obniżeniu” (wyrok SN z dnia 26 marca 2002 r., sygn. akt I PKN 44/01);
• „jeżeli zmiana regulaminu premiowania polega na zmianie podstawy jej obliczania lub wprowadzeniu nowych czynników warunkujących nabycie prawa do premii lub jej wysokość, to wymaga ona wypowiedzenia zmieniającego, jeżeli prawo do premii wynika z umowy o pracę” (wyrok SN z dnia 9 czerwca 2008 roku, sygn. akt II PK 328/07);
• „zmiana dniówkowej formy wynagrodzenia pracownika na formę wynagrodzenia akordowego (lub odwrotnie) wymaga wypowiedzenia wynikających z umowy warunków pracy i płacy, chyba że szczególny przepis stanowi inaczej” (uchwała SN z dnia 24 września 1981 r., sygn. akt V PZP 1/81).

W każdej sprawie należy dokładnie przeanalizować, jak będzie wyglądać rzeczywista sytuacja pracownika zarówno przed, jak i po zmianie regulaminu wynagradzania. W sytuacjach niejednoznacznych pracodawca powinien mimo wszystko zachować całą dwuetapową procedurę. Takie zachowanie skutecznie ochroni go przed pozwami ze strony niezadowolonych pracowników.
Prawnicy Kancelarii WSKP udzielą pomocy prawnej w sprawach związanych z prawem pracy, w tym w szczególności mając na względzie zabezpieczenie interesów Klientów kancelarii. Zapraszamy do kontaktu pod adresem: kancelaria@wskp.pl

Artykuł Zmiana Regulaminu Wynagradzania na niekorzyść pracownika pochodzi z serwisu Kancelaria Prawna i obsługa prawna firm - WSKP Kraków.