Wróblewska - Stawowy

Kancelaria Prawna

kancelaria prawnicza kraków 876
18 października 2018

Spółka przez Internet

Spółka przez Internet

Możliwość założenia spółki przez Internet

Na naszym blogu wielokrotnie poruszaliśmy tematykę związaną z rozpoczęciem i prowadzeniem działalności gospodarczej w formie spółki, zarówno osobowej, jak i kapitałowej.
W ostatnich latach bardzo popularną metodą rejestracji spółki stało się wykorzystanie wzorca umowy udostępnianego za pomocą strony www Ministerstwa Sprawiedliwości i zakładanie tzw. s24.
W poniższym wpisie chcielibyśmy przybliżyć najważniejsze kwestie z tym związane, wymogi formalne, ograniczenia i korzyści płynące z zawarcia umowy spółki i jej rejestracji za pomocą sieci Internet.
Aktualnie system daje możliwość tworzenia przez Internet spółki jawnej, spółki komandytowej oraz spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Ze względu na popularność tej ostatniej poniżej przybliżymy zagadnienia, które dotyczą konkretnie działań podejmowanych celem rejestracji w systemie spółki z o.o.

Przygotowanie dokumentów do rejestracji w systemie eKRS spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Dla skutecznego zawarcia umowy spółki przez Internet konieczne jest utworzenie konta dla każdego wspólnika w systemie eKRS. Konto internetowe utworzone może być zarówno dla obywateli polskich, jak również cudzoziemców.

Założenie kont wszystkich wspólników pozwala przystąpić do dalszych kroków w procesie zakładania spółki, tj. przygotowanie samej umowy, dodatkowych dokumentów, a następnie wniosku o rejestrację spółki.

Umowa spółki, podobnie jak w przypadku „tradycyjnego” sposobu jej zawierania, wymaga określenia przede wszystkim:
– nazwy spółki;
– adresu spółki, w tym już na potrzeby wniosku poprzez wskazanie nie tylko siedziby (tj. miasta, w którym organ zarządzający prowadzi sprawy spółki), lecz również konkretnego adresu;
– wspólników oraz ich wkładów;
– przedmiotu działalności spółki;
– członków organów spółki;
– sądu rejestrowego.

W tym miejscu zwrócić należy szczególną uwagę na odmienność tzw. s24 od spółki z o.o., której umowa podpisywana jest u notariusza, tj. kwestia wkładów wspólników. W przypadku spółek rejestrowanych za pomocą systemu eKRS możliwe jest jedynie pokrycie kapitału zakładowego za pomocą wkładów pieniężnych. Osoby decydujące się na zawarcie umowy spółki, w ramach której wkłady mają być pokryte za wkłady niepieniężne zmuszone będą do zawarcia umowy w formie aktu notarialnego.

Wszystkie wyżej wskazane dane należy wskazać w formularzach zamieszczonych na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości. System pozwala następnie wygenerować dokumenty w formie plików PDF, które stanowią załącznik do wniosku o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.

Niezależnie od konieczności rejestracji konta przez wszystkich wspólników, a następnie podpisania przygotowanych dokumentów przez każdego, system eKRS wprowadza szereg uproszczeń. Dokumenty przygotowane mogą być przez jedną osobę, a następnie udostępnione pozostałym wspólnikom. Co więcej, dokumenty takie przygotować może profesjonalny pełnomocnik, radca prawny lub adwokat, a następnie udostępnić je wspólnikom do akceptacji i złożenia podpisu.

Z drugiej strony pamiętać jednak należy, iż umowa spółki zawierana za pomocą systemu s24 (eKRS) będzie miała często charakter „okrojony” w stosunku do umów zawieranych tradycyjnie u notariusza. System wprowadza bowiem szereg ograniczeń i jedynie w zakresie w systemie udostępnionym istnieje możliwość ustalenia obowiązków wspólników, podziału zysku i strat itp. Stąd, w przypadkach wymagających wprowadzenia zapisów do umowy o charakterze szczegółowym, konieczne jest rozważenie celowości zawarcia umowy w systemie eKRS.

spółka przez internet

Złożenie podpisów pod dokumentami s24

Przygotowane w systemie dokumenty wymagają podpisu złożonego przez wszystkich wspólników. Oczywiście w przypadku, gdy mamy do czynienia ze wspólnikami nie będącymi osobami fizycznymi, podpisy składane są przez ich przedstawicieli – zgodnie z zasadami reprezentacji.

Podpis złożony może być za pomocą:
– kwalifikowanego podpisu elektronicznego
lub
– podpisu potwierdzonego profilem e-PUAP.
Ze względu na brak konieczności ponoszenia dodatkowych opłat, jak również powszechność, większość podmiotów decyduje się na podpis dokumentów za pomocą profilu e-PUAP. W najbliższych wpisach przybliżymy tematykę związaną z ww. podpisami elektronicznymi.

Podpisane dokumenty stanowią załączniki do wniosku o rejestrację podmiotu w systemie. Wniosek, jak w przypadku dokumentów składanych w tradycyjnej formie papierowej, składany jest przez podmioty reprezentujące spółkę – tj. zarząd lub profesjonalnego pełnomocnika.

Tak przygotowany wniosek wraz z załącznikami podlega opłacie i wysyłce do sądu. Opłata również dokonywana jest za pomocą systemu i wynosi obecnie ok. 350 zł (do kwoty tej doliczyć należy bowiem opłatę manipulacyjną operatora systemu). Opłacony wniosek należy wysłać do sądu rejestrowego również za pomocą systemu. Po złożeniu wniosku w sądzie otrzymuje on sygnaturę i następnie, jak w przypadku każdej innej spółki, sąd rejestrowy dokonuje jego wpisu po analizie przesłanych dokumentów.

Korzyści płynące z rejestracji spółki za pomocą systemu eKRS

Niewątpliwie największymi korzyściami płynącymi z rejestracji podmiotu za pomocą systemu s24 jest przede wszystkim czas, jak również koszty. Po pierwsze, wskazać należy, iż niezależnie od terminów wskazanych w ustawie o KRS, w przypadku składania wniosku o wpis spółki zawartej w formie aktu notarialnego, faktycznie sądy rejestrowe bardzo szybko dokonują wpisów spółek internetowych. Ponadto, samo przygotowanie dokumentów i ich złożenie w sądzie jest możliwe w tym samym dniu, bez konieczności angażowania notariusza i ponoszenia kosztów taksy notarialnej.

Istotnym argumentem za skorzystaniem z funkcjonalności systemu s24 jest również możliwość dokonywania zmian w już zarejestrowanych spółkach również za pomocą systemu eKRS. Pamiętać jednak należy, iż wspólnicy zainteresowani możliwością dokonywania zmian w umowie za pomocą portalu Ministerstwa Sprawiedliwości, nie mogą dokonać jakichkolwiek zmian w inny sposób, tj. choćby jedna zmiana umowy spółki dokonana w formie aktu notarialnego „zamyka” drogę do dokonywania zmian w spółce za pomocą sieci Internet.

Podsumowanie

Coraz więcej spółek w Polsce rejestrowanych jest za pomocą systemu s24. Uzasadnieniem dla powyższego jest m.in. możliwość bardzo szybkiej rejestracji podmiotu, uproszczony tryb, znaczne zmniejszenie kosztów z tym związanych. Pamiętać należy jednak, iż również w przypadku tak zawieranej umowy spółki niezbędne jest rozważenie jej zapisów i ustalenie ich brzmienia w sposób najlepiej zabezpieczający interesy wspólników. Niezależnie bowiem od braku wymogu formy aktu notarialnego, tak zarejestrowana spółka w obrocie jest równoprawnym podmiotem w stosunku do spółek zawieranych w tzw. „tradycyjnej” formie.

Prawnicy Kancelarii w ramach wsparcia Klientów analizują i przygotowują dokumenty umów spółek, zmian w tychże umowach. Zachęcamy do kontaktu z Kancelarią.

Najnowsze artykuły

umowa licencyjna

W pierwszej kolejności, podkreślić należy, że samo przeniesienie własności egzemplarza utworu nie powoduje automatycznego przejścia na nabywcę autorskich praw majątkowych do niego. W tym celu należy zawrzeć dodatkowo umowę licencyjną albo umowę o przeniesienie praw autorskich.

Umowa licencyjna to umowa, w której twórca utworu upoważnia określone osoby do korzystania z niego na wskazanych w umowie polach eksploatacji. Umowa ta różni się od umowy o przeniesienie praw autorskich, bowiem licencja nie przenosi praw autorskich, a jedynie upoważnia licencjobiorcę do korzystania z tych praw, przy czym licencjodawca nie traci praw autorskich do utworu (zarówno majątkowych jak i osobistych). Stosownie do przepisów Ustawy z dnia 4 lutego 1994 o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1191 t.j., dalej jako „ustawa o prawie autorskim”) udzielona przez twórcę licencja może być wyłączna albo niewyłączna. W przypadku umowy o przeniesienie praw autorskich druga strona zawsze staje się podmiotem przeniesionych praw, a twórca nie może przenieść tych praw na dalsze osoby.

Elementy obligatoryjne umowy licencyjnej

W umowie licencyjnej powinno znaleźć się dokładne określenie utworu, którego dotyczy licencja. Jeżeli utwór ma tytuł wystarczające jest jego wskazanie, w przeciwnym wypadku należy określić utwór w sposób opisowy. Przydatne może okazać się także dołączenie do umowy wizualizacji utworu, jeżeli pozwala na to jego charakter.

Ponadto, w umowie należy określić, czy twórca udziela licencji wyłącznej czy też niewyłącznej. Ustawa o prawie autorskim przyjmuje domniemanie licencji wyłącznej. Oznacza to, że w przypadku, gdy strony nie określiły charakteru licencji, uważa się, że zawarły licencję wyłączną. Dla udzielenia licencji wyłącznej ustawa o prawie autorskim w art. 66 ust. 5 wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Jeżeli chodzi o licencję niewyłączną to zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego może ona zostać udzielona w dowolnej formie, także ustnej (postanowienie SN z dnia 19 listopada 2002 r., sygn. akt V KKN 323/01). Dla celów dowodowych warto jednak zachować zawsze formę pisemną.

Ustawa o prawie autorskim nie rozstrzyga jednoznacznie, czy w przypadku licencji wyłącznej chodzi o zobowiązanie licencjodawcy do nieupoważniania innych osób do korzystania z utworu, czy też o zobowiązanie licencjobiorcy do nieudzielania dalszej licencji tzw. sublicencji. Wykładnia tego przepisu jest różna. W literaturze można spotkać się z poglądami popierającymi jeden bądź drugi z powyższych poglądów. Istnieje również stanowisko, zgodnie z którym oba te uprawnienia wzajemnie się uzupełniają i dopiero łącznie tworzą licencję wyłączną. W związku z powyższym warto te kwestie również doprecyzować w umowie licencyjnej.

Kolejnym istotnym elementem umowy licencyjnej jest określenie pól eksploatacji, na których licencjobiorca ma prawo korzystać z utworu. Pole eksploatacji oznacza odrębny sposób korzystania z utworu. Ustawa o prawie autorskim wymienia jedynie przykładowy katalog pól eksploatacji:
1) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania utworu - wytwarzanie określoną techniką egzemplarzy utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową;
2) w zakresie obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których utwór utrwalono - wprowadzanie do obrotu, użyczenie lub najem oryginału albo egzemplarzy;
3) w zakresie rozpowszechniania utworu w sposób inny niż określony w pkt 2 - publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym.

Dozwolone jest zatem określenie także innych, niewymienionych w ustawie pól eksploatacji. Niedopuszczalne natomiast jest zawarcie umowy licencyjnej na „wszystkie pola eksploatacji”. Postanowienie takie nie będzie ważne. Pola eksploatacji należy szczegółowo wymienić w umowie licencyjnej. Szczególnie dziś, w dobie mediów cyfrowych, a zwłaszcza Internetu coraz częściej pojawiają się, związane z rozwojem technologii nowe, nieznane ustawodawcy pola eksploatacji. W przypadku chęci udostępnienia utworu w Internecie najlepiej będzie określić pole eksploatacji, w następujący sposób: „publiczne udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym”. Tak szeroka definicja sprawia, że obejmuje ona także udostępnianie utworu w różny sposób w Internecie.

licencja

Dodatkowe postanowienia w umowie licencyjnej

W umowie licencyjnej powinny znaleźć się także postanowienia o zakresie terytorialnym oraz o czasie trwania licencji. W przypadku ich braku, licencja uprawnia do korzystania z utworu w okresie pięciu lat na terytorium państwa, w którym licencjobiorca ma swoją siedzibę.

Strony powinny również wskazać wynagrodzenie licencjobiorcy. Zgodnie z art. 45 ustawy o prawie autorskim, jeżeli umowa nie stanowi inaczej, twórcy przysługuje odrębne wynagrodzenie za korzystanie z utworu na każdym odrębnym polu eksploatacji. Warto więc precyzyjnie określić wysokość wynagrodzenia twórcy i wskazać, jakim tytułem ono przysługuje. Jeżeli licencja zostaje udzielona nieodpłatnie należy o tym wspomnieć w umowie, bowiem zgodnie z ustawą o prawie autorskim twórcy przysługuje prawo do wynagrodzenia. Brak określenia o nieodpłatnym charakterze licencji może więc narazić licencjobiorcę na roszczenie twórcy o zapłatę wynagrodzenia. Należy mieć również na uwadze przepis art. 44 ustawy o prawie autorskim, zgodnie z którym w razie rażącej dysproporcji między wynagrodzeniem twórcy, a korzyściami nabywcy autorskich praw majątkowych lub licencjobiorcy, twórca może żądać stosownego podwyższenia wynagrodzenia przez sąd.

Ponadto, warto także zawrzeć w umowie oświadczenie twórcy, że jest podmiotem uprawnionym do udzielenia licencji i udostępniania utworu oraz, że przysługują mu wyłączne autorskie prawa majątkowe do utworu w pełnym zakresie, bez jakichkolwiek ograniczeń na rzecz osób trzecich. Takie postanowienie będzie chroniło licencjobiorcę przed ewentualnymi roszczeniami osób trzecich.

Wypowiedzenie i wygaśnięcie umowy licencyjnej

W przypadku licencji zawartej na czas określony wygasa ona z upływem okresu, na jaki została zawarta. Co do zasady umowy takiej nie można wypowiedzieć. Strony mogą jednak wskazać w samej umowie przyczyny wypowiedzenia.

Jeżeli umowa nie stanowi inaczej, a licencji udzielono na czas nieoznaczony, twórca może ją wypowiedzieć z zachowaniem terminów umownych, a w ich braku na rok naprzód, na koniec roku kalendarzowego. Drugą zasadą jest, że licencję udzieloną na okres dłuższy niż pięć lat uważa się, po upływie tego terminu, za udzieloną na czas nieoznaczony.

Warto także określić, jakie obowiązki dla stron rodzi wypowiedzenie albo wygaśnięcie umowy licencyjnej. Szczególnie istotne dla twórcy jest wskazanie, że licencjobiorca zobowiązany jest do zaprzestania korzystania z utworu lub innego działania, do którego był uprawniony na mocy umowy licencji np. poprzez usunięcie utworu z portalu społecznościowego, usunięcie obrazu z galerii, odinstalowanie oprogramowania.

Prawnicy Kancelarii WSKP udzielą pomocy prawnej w sprawach związanych z prawem własności intelektualnej, w tym w szczególności mając na względzie zabezpieczenie interesów Klientów Kancelarii. Zapraszamy do kontaktu pod adresem: [email protected]

4 stycznia 2019
Zobacz więcej
podatek cit

Dla kogo i na jakich zasadach?

Wraz z nadejściem nowego roku w życie wchodzi zmiana ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zmiana ta wraz ze zmianą innych ustaw opublikowana została 23 października 2018 r (Dz. Ustaw nr 2159). Co do zasady zmiany wprowadzone ww. ustawą obowiązywać będą od 1 stycznia 2019 r.

Jakie znaczenie ma powyższa zmiana dla przedsiębiorców? Kogo obowiązuje i na jakich zasadach? Poniższym wpisem postaramy się przybliżyć odpowiedzi na powyższe.

Skorzystanie z obniżonej stawki CIT

Art. 2 pkt 9 ustawy nowelizującej ustawę o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi, iż podatek CIT wynosi 9% podstawy opodatkowania od przychodów (dochodów) innych niż z zysków kapitałowych - w przypadku podatników, u których przychody osiągnięte w roku podatkowym nie przekroczyły wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 1.200.000 Euro przeliczonej według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy roku podatkowego, w zaokrągleniu do 1000 zł.

Powyższe wyraźnie przesądza, iż przedmiotowa zmiana dotyczy tzw. małych podatników, tj. tych, których przychody w roku podatkowym nie przekraczają kwoty odpowiadającej 1.200.000 Euro. Dotychczas podatnicy Ci zobowiązani byli do uiszczenia daniny publicznej w wysokości 15%. Zmiana jest więc bardzo istotna, a co ważniejsze, dotyczyć będzie bardzo wielu przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w formie spółek prawa handlowego.

Co więcej, również podmioty rozpoczynające działalność gospodarczą mają (co do zasady) możliwość skorzystania z powyższego udogodnienia – bez konieczności posiadania statusu małego podatnika, tj. bez względu na osiągnięte przychody. Wyjątek ten dotyczy jedynie pierwszego roku prowadzenia działalności i podmiot taki spełnić musi dodatkowe wymogi, o których mowa poniżej, aby mógł skorzystać z niższej stawki podatku.

Wyłączenia stosowania przepisów znowelizowanej ustawy CIT

Obniżonej stawki podatku nie można jednak zastosować względem wszystkich podmiotów (nawet w razie spełnienia jednej z ww. przesłanek – tj. limitu przychodów lub pierwszego roku rozpoczęcia działalności). Zmianą ustawy CIT wprowadzono również przepis art. 19 ust. 1 c, zgodnie z którym obniżonego podatku dochodowego od osób prawnych nie stosuje się wobec:

  1. spółki dzielonej,
  2. podatnika, który wniósł tytułem wkładu do innego podmiotu, w tym na poczet kapitału:
    a) uprzednio prowadzone przez siebie przedsiębiorstwo, zorganizowaną część przedsiębiorstwa albo składniki majątku tego przedsiębiorstwa o wartości przekraczającej łącznie równowartość w złotych kwoty 10 000 euro przeliczonej według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok podatkowy, w którym wniesiono te składniki majątku, w zaokrągleniu do 1000 zł, przy czym wartość tych składników oblicza się, stosując odpowiednio przepisy art. 14, lub
    b) składniki majątku uzyskane przez tego podatnika w wyniku likwidacji innych podatników, jeżeli ten podatnik posiadał udziały (akcje) tych innych likwidowanych podatników

Powyższe ograniczenie dotyczy wszystkich podmiotów, tj. zarówno nowo utworzonych spółek rozpoczynających działalność gospodarczą, jak również podmiotów już funkcjonujących od wielu lat na rynku.

Ustawodawca względem podmiotów rozpoczynających działalność gospodarczą wprowadził kolejne ograniczenia.

Stosownie bowiem do brzmienia art. 19 ust. 1a CIT 1a. zwolnień nie stosuje się w pierwszym roku podatkowym, w którym rozpoczął działalność, oraz w roku podatkowym bezpośrednio po nim następującym względem podatnika, który został utworzony:

  1. w wyniku przekształcenia, połączenia lub podziału podatników, z wyjątkiem przekształcenia spółki w inną spółkę, albo
  2. w wyniku przekształcenia przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną wykonującą we własnym imieniu działalność gospodarczą lub spółki niebędącej osobą prawną, albo
  3. przez osoby prawne, osoby fizyczne albo jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które wniosły na poczet kapitału podatnika uprzednio prowadzone przez siebie przedsiębiorstwo, zorganizowaną część przedsiębiorstwa albo składniki majątku tego przedsiębiorstwa o wartości przekraczającej łącznie równowartość w złotych kwoty co najmniej 10.000 Euro przeliczonej według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok podatkowy, w którym wniesiono te składniki majątku, w zaokrągleniu do 1000 zł, przy czym wartość tych składników oblicza się, stosując odpowiednio przepisy art. 14 CIT, albo
  4. przez osoby prawne, osoby fizyczne albo jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej wnoszące, tytułem wkładów niepieniężnych na poczet kapitału podatnika, składniki majątku uzyskane przez te osoby albo jednostki w wyniku likwidacji innych podatników, jeżeli te osoby albo jednostki posiadały udziały (akcje) tych innych likwidowanych podatników, albo
  5. przez osoby prawne, osoby fizyczne albo jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, jeżeli w roku podatkowym, w którym podatnik został utworzony, oraz w roku podatkowym bezpośrednio po nim następującym, zostało do niego wniesione na poczet kapitału uprzednio prowadzone przedsiębiorstwo, zorganizowana część przedsiębiorstwa albo składniki majątku tego przedsiębiorstwa o wartości przekraczającej łącznie równowartość w złotych kwoty 10.000 Euro przeliczonej według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok podatkowy, w którym wniesiono te składniki majątku, w zaokrągleniu do 1000 zł, przy czym wartość tych składników oblicza się, stosując odpowiednio przepisy art. 14 CIT.

Znaczenie zmiany stawki podatku dla przedsiębiorców?

Pomimo szeregu wyłączeń w stosowaniu nowej, obniżonej stawki podatku, wielu przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w formie osób prawnych (w większości przypadków spółek z ograniczoną odpowiedzialnością) będzie miało możliwość skorzystania z nowowprowadzonych udogodnień.

W sytuacjach modelowych, tj. utworzenia spółki przez osoby zainteresowane wspólnym prowadzeniem działalności gospodarczej w ramach jednego podmiotu, przy jednoczesnym wniesieniu wkładów pieniężnych (bez np. aportu przedsiębiorstwa), będzie co do zasady możliwe skorzystanie z wyżej opisanego udogodnienia. Podmiot taki – niezależnie od osiągniętych przychodów w pierwszym roku będzie zobowiązany do zapłaty 9% podatku dochodowego, zaś w latach następnych – zależnie od osiągniętych przychodów. Biorąc pod uwagę strukturę przedsiębiorstw w Polsce, zmiana ta ma istotne znaczenie dla większości podmiotów prowadzących działalność w formie spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Co więcej, spodziewać się można zwiększenia ilości takich podmiotów na rynku, najpewniej w miejsce dotychczas popularnych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością spółek komandytowych.

Zapraszamy do współpracy. Prawnicy Kancelarii WSKP udzielają pomocy prawnej, w tym w szczególności w sprawach związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorców. Zapraszamy do kontaktu pod adresem: [email protected]

31 grudnia 2018
Zobacz więcej

Często w zakładach pracy pracodawca decyduje się na zmianę regulaminu wynagradzania. Niezwykle ważne jest zachowanie określonej prawem procedury, bowiem w przeciwnym wypadku niezadowolony pracownik może szuka
ochrony swoich praw w sądzie pracy. W przypadku pogorszenia sytuacji pracownika, oprócz zmiany samego regulaminu, niezbędne jest również zmodyfikowanie warunków indywidualnej umowy o pracę bądź w drodze porozumienia zmieniającego bądź poprzez wręczenie pracownikowi wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy i płacy.

Charakter prawny Regulaminu Wynagradzania

Art. 9 Kodeksu pracy stanowi, że ilekroć w Kodeksie pracy jest mowa o prawie pracy, rozumie się przez to przepisy Kodeksu pracy oraz przepisy innych ustaw i aktów wykonawczych, określające prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, a także postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy. Kodeks pracy zalicza więc do źródeł prawa pracy także regulaminy i statuty określające prawa i obowiązki pracownika i pracodawcy, w tym regulamin wynagradzania.

Kodeks pracy ustanawia swoistą hierarchię źródeł prawa pracy. Stosownie do niej, postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych. Z kolei, postanowienia regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych.

W przypadku pracodawcy zatrudniającego co najmniej 50 pracowników, nieobjętych zakładowym ani ponad zakładowym układem zbiorowym pracy wprowadzenie regulaminu jest obligatoryjne, natomiast w przypadku pracodawcy zatrudniającego mniej niż 50 pracowników ustanowienie regulaminu wynagradzania ma charakter fakultatywny, zależny od woli samego pracodawcy.

Procedura zmiany regulaminu wynagradzania – obowiązki pracodawcy

Przyjrzyjmy się szczegółowo samej procedurze zmiany regulaminu wynagradzania w zakładzie pracy.
Wszelkie zmiany, które powodują pogorszenie warunków płacowych pracowników wymagają wprowadzenia poprzez dwuetapową procedurę:

  • po pierwsze konieczna jest zmiana regulaminu wynagradzania,
  • po drugie konieczne jest podpisanie z pracownikiem, którego zmiana dotyczy porozumienia zmieniającego albo wręczenia mu tzw. wypowiedzenia zmieniającego.

Zmiany w regulaminie wynagradzania wprowadzane są zazwyczaj poprzez wydanie stosownego zarządzenia przez pracodawcę. Zgodnie z Art. 772 § 6 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917 – dalej Kodeks pracy) konieczne jest podanie zmienionego regulaminu wynagradzania do wiadomości pracownikom w taki sposób, aby umożliwić im zapoznanie się z nim. Należy tego dokonać w sposób przyjęty u danego pracodawcy np. poprzez wywieszenie go na tablicy informacyjnej znajdującej się w zakładzie pracy. W przypadku osób przebywających na zwolnieniu lekarskim lub nieobecnych w pracy z powodu innej usprawiedliwionej przyczyny samo wywieszenie na tablicy ogłoszeń nie jest wystarczające, bowiem nie mają oni możliwości zapoznania się z jego treścią. Wówczas dobrym sposobem może okazać się indywidualne poinformowanie takich pracowników o zmianach regulaminu np. poprzez pocztę tradycyjną lub służbową pocztę e-mail. Zmieniony regulamin wejdzie w życie dopiero po upływie dwóch tygodni od prawidłowego poinformowania o nim pracowników.

Samo wejście w życie zmienionego regulaminu wynagradzania nie wywrze jednak skutków prawnych w stosunku do samych pracowników. Dlatego należy dokonać modyfikacji indywidualnych warunków pracy ustalonych z pracownikiem w zawartej z nim umowie o pracę. W tym celu należy podjąć jedną z dwóch poniższych czynności:
a) zawrzeć z pracownikiem tzw. porozumienie zmieniającego (aneks do umowy o pracę);
Instytucja ta nie została bezpośrednio uregulowana w Kodeksie pracy, jednak jest ona dopuszczona przez orzecznictwo sądowe. Modyfikacja umowy wymaga formy pisemnej. Co istotne, na zawarcie takiego porozumienia należy uzyskać zgodę pracownika.
albo
b) wręczyć pracownikowi wypowiedzenie zmieniającego warunki pracy i płacy.
Takie działanie nie wymaga zgody pracownika. Jeżeli pracownik nie zgadza się na zaproponowane mu nowe warunki pracy i płacy, może odmówić ich przyjęcia. Umowa o pracę rozwiąże się wówczas z upływem okresu wypowiedzenia. (art. 42 § 1 Kodeksu pracy). Konieczność wypowiedzenia warunków płacy w związku ze zmianą Regulaminu wynika bezpośrednio z art. 772 § 5 zw. z art. 24113 § 2 Kodeksu pracy, które nakazują stosować przepisy o zmianie układów zbiorowych pracy odpowiednio do regulaminu wynagradzania.

Niezależnie od wejścia w życie regulaminu modyfikacja indywidualnych umów o pracę zacznie obowiązywać:
po upływie okresu wypowiedzenia - w przypadku dokonania wypowiedzenia zmieniającego,
z datą określoną w porozumieniu stron, a jeżeli nie została wskazana, z datą jego zawarcia - w przypadku podpisania porozumienia zmieniającego.

Kiedy zmiana następuje na niekorzyść pracownika.

To z pozoru proste zagadnienie może spowodować liczne praktyczne problemy. Oprócz bowiem przypadków klarownych (np. obniżenie wynagrodzenia zasadniczego pracownika), występują również sytuacje, gdy określenie, czy warunki pracy lub płacy pracownika uległy pogorszeniu nie jest takie oczywiste. Szczególnej trudności mogą nastręczyć modyfikacje innych składników wynagrodzenia niż wynagrodzenie zasadnicze.

Pomocne mogą okazać się liczne orzeczenia Sądu Najwyższego w podobnych sprawach. Warto przytoczyć niektóre z nich:

  • wypowiedzenia zmieniającego wymaga nie tylko modyfikacja zasad nabywania prawa lub ustalania wysokości wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatków, jak dodatek funkcyjny czy stażowy, lecz także innych składników płacowych, jak nagrody jubileuszowe czy odprawy emerytalno-rentowe” (wyrok SN z dnia 30 września 2011 r., sygn. akt III PK 14/11);
  • zmiana wysokości wynagrodzenia polegająca na podwyższeniu dodatku funkcyjnego z jednoczesnym obniżeniem wynagrodzenia zasadniczego wymaga wypowiedzenia zmieniającego (art. 42 § 1 KP), choćby łączne wynagrodzenie obejmujące obniżone wynagrodzenie zasadnicze i podwyższony dodatek funkcyjny nie uległo obniżeniu” (wyrok SN z dnia 26 marca 2002 r., sygn. akt I PKN 44/01);
  • jeżeli zmiana regulaminu premiowania polega na zmianie podstawy jej obliczania lub wprowadzeniu nowych czynników warunkujących nabycie prawa do premii lub jej wysokość, to wymaga ona wypowiedzenia zmieniającego, jeżeli prawo do premii wynika z umowy o pracę” (wyrok SN z dnia 9 czerwca 2008 roku, sygn. akt II PK 328/07);
  • zmiana dniówkowej formy wynagrodzenia pracownika na formę wynagrodzenia akordowego (lub odwrotnie) wymaga wypowiedzenia wynikających z umowy warunków pracy i płacy, chyba że szczególny przepis stanowi inaczej” (uchwała SN z dnia 24 września 1981 r., sygn. akt V PZP 1/81).

W każdej sprawie należy dokładnie przeanalizować, jak będzie wyglądać rzeczywista sytuacja pracownika zarówno przed, jak i po zmianie regulaminu wynagradzania. W sytuacjach niejednoznacznych pracodawca powinien mimo wszystko zachować całą dwuetapową procedurę. Takie zachowanie skutecznie ochroni go przed pozwami ze strony niezadowolonych pracowników.

Prawnicy Kancelarii WSKP udzielą pomocy prawnej w sprawach związanych z prawem pracy, w tym w szczególności mając na względzie zabezpieczenie interesów Klientów kancelarii. Zapraszamy do kontaktu pod adresem: [email protected]

28 grudnia 2018
Zobacz więcej